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第1章为什么要用金字塔结构

第1章 为什么要用金字塔结构

如果受众希望通过阅读你的文章、听你的演讲或培训,来了解你对某一问题的观点,那么他将面临一项复杂的任务。因为即使你的文章篇幅很短,比如只有两页纸,文章中也会包括大约100个句子。读者必须阅读、理解每一句话,并且寻找每句话之间的联系,前前后后反复思考。如果你的文章结构呈金字塔形,文章的思路自金字塔顶部开始逐渐向下展开,那么读者肯定会觉得你的文章比较容易读懂。这一现象体现了人类思维的基本规律:?

  • 大脑自动将信息归纳到金字塔结构的各组中,以便于理解和记忆。?
  • 预先归纳到金字塔结构中的沟通内容,都更容易被人理解和记忆。?
  • 你应有意地将沟通内容组织成金字塔结构,包括口头表达和书面表达——说话、培训、演讲、报告、述职和写文章、总结、申请、方案、计划等。

下文具体介绍如何将思想组织成金字塔结构。

归类分组,将思想组织成金字塔

人类很早以前就认识到,大脑会自动将发现的所有事物以某种秩序组织起来。基本上,大脑会认为同时发生的任何事物之间都存在某种关联,并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来。举个例子,古希腊人眺望星空时,看到的是由星星组成的各种图案,而不是散乱的星星。这个例子证明人脑具有对事物进行归类组织的特点。

大脑会将其认为具有“共性”的任何事物组织在一起。“共性”指的是具有某种相似的共同点或所处的位置相近。再看图1-1的一个例子:


图1-1“共性”的一个例子

无论是谁,一看到上面的6个黑点,都会认为共有两组黑点,每组3个。

造成这种印象的原因主要是,有些黑点间的距离比另一些黑点间的距离大。将事物组成逻辑单元无疑具有很大的作用。为了说明这一点,请看下面

几组彼此之间并无关联的词:

湖泊 ? ? ?│? ? ?? 糖

靴子 ? ? ?│? ? ?? 盘子

女孩 ? ? ?│ ? ? ??袋鼠

铅笔 ? ? ?│ ? ? ??汽油

宫殿 ? ? ?│ ? ? ??自行车

铁路 ? ? ?│ ? ? ??大象

书本 ? ? ?│ ? ? ??牙膏

现在,你试着设想一个可能使每两个词发生联系的情景,联想并将其“组织”在一起,譬如:糖在湖水中溶解,或靴子立在盘子上,等等。然后将右边的一列词盖住,只看左边一列词。你是否还能够记起右边对应的词?大多数人都可以毫不费力地做到这一点。

当你听别人讲话或看文章时,也会发生类似的组织思想的现象。你会将同时出现的或位置相邻的几个思想相联系,努力用某种逻辑模式组织它们。这种逻辑模式必定是金字塔结构,因为只有金字塔结构才能够满足大脑的两个需求:?

  • 一次记忆不超过7个思想、概念或项目。?
  • 找出逻辑关系。

奇妙的数字“7”

人一次能够理解的思想或概念的数量是有限的。举个例子,假设你决定离开温暖舒适的家,出去买一份报纸。

“我想去买份报纸,你有什么要我带的东西吗?”

妻子在你走向衣架拿外衣时说:

“太好了,看到电视上那么多葡萄的广告,我现在特想吃葡萄,也许你可以再买袋牛奶。”

你从衣架上拿下外衣,妻子则走进了厨房。

“我看看咱们家的土豆够不够。对了,我想起来了,咱们已经没有鸡蛋了。我看看,对,是该买一些土豆了。”

你穿上外衣向门口走去。

“再买些胡萝卜,也可以买些橘子。”

你打开-房门。

“还有咸鸭蛋。”

你开始按电梯。

“苹果。”?

你走进电梯。

“再买点儿酸奶。”

“还有吗?”

“没有了,就这些了。”

如果不重新读一遍上面的文字,现在你还能记住妻子让你买的9样东西吗?大多数男人回家时可能只买了报纸和葡萄。

出现这种情况的主要原因是你遇到了“奇妙的数字7”。这个术语是由乔治·A·米勒在他的论文《奇妙的数字7±2》中提出的。米勒认为,大脑的短期记忆无法一次容纳约7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目,而有的人则只能记住5个。大脑比较容易记住的是3个项目,当然最容易记住的是1个项目。

这就意味着,当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时,就会开始将其归类到不同的逻辑范畴中,以便于记忆。在上面的例子中,大脑很可能会将需要购买的物品按超级市场的不同区域归类。

归类分组搭建金字塔

为了说明这种方法的作用,请看以下采购清单。每看到一种食品时,就按以上方法将其归类。这样就很可能够记住所有的9种食品:

葡萄 ? ? ? 橘子?

牛奶 ? ? ? 咸鸭蛋?

土豆 ? ? ? 苹果?

鸡蛋 ? ? ? 酸奶?

胡萝卜?

如果你试着想象一下这个过程,就会发现,你已经建立了几个在各项目之间有逻辑关系的金字塔结构,如图1-2所示:

图1-2 在各项目之间有逻辑关系的金字塔结构

找出逻辑关系,抽象概括

仅以逻辑方法将思想或概念分组是不够的,还必须找出其逻辑关系。分类的作用不只是为了将一组9个概念,分成每组各有4个、3个和2个概念的3组概念,因为这样合起来还是9个概念。你所要做的是提高一个抽象层次,将大脑需要处理的9个项目变成3个项目。

这样做以后,你无须再记忆9个概念中的每一个概念,而仅需要记忆9个概念分别所属的3个组。这样,你的思维的抽象程度就提高了一层。由于处于较高层次上的思想总是能够提示其下面一个层次的思想,而且这种关系不像前面的例子中编造的湖泊与糖的关系那样牵强,因而也更容易记住。

所有的思维过程(如:思考、记忆、解决问题)显然都在使用这种分组和概括的方法,以将大脑中的信息组成一个由互相关联的金字塔组成的巨大的金字塔群。如果你需要与习惯用这种思维方式的人交流,你要做的就是确保你所说的内容符合其金字塔体系中的某一部分。

现在谈一谈实际的表达呈现问题。如果你清楚地“了解”这些思想或概念组,那么,将这些思想或概念组与别人交流,要使对方同样“了解”这些思想或概念组。正如前面买东西的例子一样,你只能一项一项地提出各个概

念。但是,研究发现,最有效的表达方法是:先提出总的概念,再列出具体项目,即要自上而下地表达思想。

自上而下表达,结论先行

理清表达思想的顺序,是写出条理清晰文章的最重要方式,而清晰的顺序,就是先提出总结性思想,再提出被总结的具体思想。先总结后具体的表达顺序,你必须牢记。

受众的大脑只能逐句理解作者(演讲者、培训讲师)表达的思想。他们会假定一同出现的思想在逻辑上存在某种关系。如果你不预先告诉他们这种逻辑关系,而只是一句一句地表达你的思想,读者就会自动从中寻找共同点,将你所表达的思想归类组合,以便了解各个组合的意义。

由于受众的知识背景和理解力千差万别,他们很难对你所表达的思想组作出与你完全一样的解读。事实上,如果你不预先告诉读者某一组思想之间的逻辑关系,他们很有可能会认为某一组中的思想之间根本没有任何关系。退一步说,即使受众能够作出与你完全一样的解读,你也增加了他们阅读的难度,因为他们必须自己找出这种你没有提前说明的逻辑关系。

下面我举例说明,除自上而下的顺序外,任何其他顺序都可能造成误解。假设我和你正在酒吧喝酒,突然我对你说:

“上个星期我去了趟苏黎世。你知道,苏黎世是一个比较保守的城市。我们到一家露天餐馆吃饭,你知道吗?在15分钟里我至少见到了15个留长胡子的人。”

我说这番话是向你传递了一个信息,但是我并没有意识到,你会主动地推测我向你传递这个信息的原因。也就是说,你会将我说的这番话看做是一组还未表达出的思想的一部分,你会假设某种可能的原因,并据此调整你的思路,准备接着听后面的话。这种预期性的准备能够减轻大脑分析信息的负担,因为你没必要分析随后接收的每一个信息的所有特征,而只需寻找与前面信息相同的特征即可。

于是,你可能会认为,“她在谈论苏黎世已经变得不再保守”,或“她准备把苏黎世与其他城市作比较”,甚至“她很喜欢男人的长胡子”。无论你有什么反应,你的大脑都在等待以上话题进一步的信息,而不管后续实际的信息如何。我看到你一脸茫然,就接着说:

“而且,如果你在纽约的任何一座写字楼周围转一转,你会发现几乎没有不留长胡子或长头发的人。”

现在我想表达什么意思呢?我似乎并不是在比较城市,倒像是在比较城市中的职场白领们;而且我想表达的似乎也不只是胡子,还包括各种面部毛发。这时你也许会认为,“也许她不喜欢男人留长胡子;也许她想比较不同职场白领留胡子的方式;也许她对正规机构如此容忍员工留胡子感到奇怪”。不管怎样,你含混地嘟哝了几句,算是对我说的话的反应,于是我不得不接着说下去:

“当然,留长胡子在多年以前就已经是伦敦街头的一景了。”

“噢,”你想,“我终于明白她想说什么了。她想说伦敦在这方面比其他城市更开放。”于是你把你理解的意思告诉了我。你的理解在逻辑上完全合理,但根本不是我想表达的意思。实际上,我想表达的意思是:

你知道吗?我简直难以相信,在商业界,男人留长胡子或长头发已经这样普遍,这样被广泛接受:

在苏黎世……

在纽约……

还有,在伦敦……

看,一旦告诉你判断每句话之间关系的框架,你就可以很容易地用我希望你采取的方式理解我表达的这组思想。读者在接受信息时,总是在寻找一种能够将所摄入信息联系起来的结构。为了保证读者找到的结构就是你希望他采纳的结构,你必须提前把这种结构告诉他——这样他就知道要寻找哪个共同点。否则,读者很可能会发现某些并非你希望的逻辑关系,甚至可能根本发现不了任何逻辑关系,这样既是在浪费你的时间,也是在浪费读者的时间。

请看下面这篇关于男女同工同酬文章的开头。这个例子就是一个读者找不到逻辑关系的例证:

即使女员工能与男员工一样得到同工同酬待遇,女员工的处境也可能比以前差——与现在相比,女员工和男员工的平均收入的差距将不会缩小,反而会加大。

对雇主来说,同工同酬指的是,为相同的岗位或相同的工作价值支付相同的报酬。

采用任何一种解释都意味着:驱使雇主为自身利益采取行动;或者通过多雇用男员工抵制限制性措施。

虽然这段文字的作者自认为是“自上而下”表达的,但这段文字向你提供的5种思想之间并无清晰的逻辑关系。你是不是为了试图找到各种思想之间的联系而绞尽脑汁,最后仍不得不因为实在找不到相互联系而愤然放弃?这种繁重的思考负担是常人难以承受的。

无论读者的智商有多高,他们可利用的思维能力都是很有限的。一部分思维能力用于识别和解读读到的词语,另一部分用于找出各种思想之间的关系,剩下的思维能力则用于理解所表述思想的含义。

你可以通过有效的方法表达你的思想,减少读者用在前两项活动上的时间,从而使读者能够用最少的脑力理解你表达的思想。相反,如果读者必须不断地在上下文中寻找某种联系,那么这种呈现思想的顺序就是不适当的,大多数读者也会对不断寻找句子之间的逻辑关系感到厌烦。

提示

读者会将读到的思想进行归类分组和总结概括,以便记住。

如果作者传达给读者的思想已经事先进行了归类和概括,并且按自上而下的顺序呈现,读者就能更容易理解作者表达的思想。以上说明,条理清晰的文章应当具有金字塔结构,并且不断“自上而下”地向读者传递信息(虽然在开始写作时作者的思路是“自下而上”的)。

自下而上思考,总结概括

如果你将所有的信息进行归类分组、抽象概括,并以自上而下的方式表达出来,那么你的文章结构会如图1 -3所示。每个方框代表你希望表达的一个思想。

图1-3 文章中的思想应组成单一思想统领下的金字塔结构

你的思维从最底部的层次开始,将句子按照某种逻辑顺序组成段落,然

后将段落组成章节,最后将章节组成完整的文章,而代表整篇文章的则是金字塔最顶端的一个思想(中心思想、核心观点)。

如果仔细想一想你在写作时的实际思考过程就会发现,你在总结主要思想时的确使用了这种自下而上的方式。在金字塔结构的最底层,你将包含单个思想或概念的句子组织成段落。

假设你要将6个句子组织成一个段落。为什么你要将这6个句子组织在一起,而不包括其他句子?原因很明显,就是你认为这6个句子之间具有某种逻辑关系,而这种逻辑关系总是要求所有6个句子共同解释或支持由其组成的段落所表达的单一思想(即对这6个句子的准确概括)。举个例子,你不能将5个关于金融的句子和1个关于网球的句子组织在一起,因为它们之间的关系难以用一个概括性的句子表达。

得出这个概括性的句子后,你思维的抽象程度就提高了一个层次,可以将得出概括性句子的段落看做只包含一个思想,而不是6个思想。通过这种有效的方法,你可以接着将3个段落(每个段落都包含一个抽象程度比单个句子高一个层次的单一思想)组织成一个章节。

你将这3个段落而不是其他段落组织在一起,也是因为你认为这3个段落之间存在某种逻辑关系,而这种逻辑关系总是要求所有这3个段落共同解释或支持由其组成的章节所表述的单一思想(即对这3个段落的概括)。

将章节组织成文章也完全按照以上思路进行。你将3个章节(每个章节都由一组段落组成,而每个段落也都由一组句子组成)组织在一起,因为所有这3个章节必须共同支持由其组成的文章所表述的单一思想(即对这3个章节的概括)。

因为你总是要不断地对思想进行归类和概括,直到没有可与之关联的思想可以继续概括,因此,你写的每一篇文章的结构必定只支持一个思想,即概括了所有各组思想的单一思想。这一思想应当就是你希望表达的思想,而所有在其之下的思想则越往下越具体、越详细(如果你正确构建了文章的结构),并且都对你希望表达的主题思想起着解释和支撑的作用。

你可以通过检查你的思想是否用金字塔结构相互关联,从而确定你是否

正确地构建了文章的结构。

提示

金字塔中的思想以3种方式互相关联——向上、向下和横向。位于一组思想的上一个层次的思想是对这一组思想的概括,这一组思想则是对其上一层次思想的解释和支持。

文章中的思想必须符合以下规则:

  1. 纵向:文章中任一层次上的思想必须是其下一层次思想的概括。
  2. 横向:每组中的思想必须属于同一逻辑范畴。
  3. 横向:每组中的思想必须按逻辑顺序组织。

下面解释一下文章中的思想为什么“必须”符合这些规则。

1.文章中任一层次上的思想必须是对其下一层次思想的总结概括

这一条规则说明,你在思维和写作中的主要活动,就是将较具体的思想概括抽象为新的思想。正如上文提到的,段落的主题就是对段落中各个句子的概括,章节的主题也是对章节中各个段落的概括,依此类推。

但是,如果你准备从一组句子或段落中概括出一个主题,那么首先这些句子组或段落组必须经过适当组织。这就要求有第二条和第三条规则。

2.每组中的思想必须属于同一逻辑范畴

如果你希望将某一组思想的抽象程度提高一个层次,那么这一组中的思想必须在逻辑上具有共同点。例如,你可以符合逻辑地将苹果和梨归类概括为水果,也可以将桌子和椅子归类概括为家具。但是怎样才能将苹果和椅子放在同一组中呢?仅仅提高一个抽象层次是不够的,因为上一个抽象层次是水果和家具的范畴。因此,你必须提高到更高的层次,将其概括为“物品”或“无生命物体”,但是这样的概括过于宽泛,难以说明该组思想之间的逻辑关系。

在写作中,你希望表达的思想就是每组思想的逻辑关系直接蕴涵的思想,也就是说,每组中的思想都必须属于同一逻辑范畴。因此,如果某组思想中的第一个思想是做某件事的一个原因,那么该组中的其他思想也必须是做同样一件事的其他原因。如果某组中的第一个思想是某项过程的一个步骤,那么该组中的其他思想也必须是同一过程中的其他步骤。如果某组中的第一个思想是某公司面临的一个问题,那么该组中的其他思想也必须是与之相关的问题。依此类推。

检查你将思想分组的一个简便方法,就是你是否能够用单一名词表示该组的所有思想。根据这一方法,该组中的所有思想都可以被冠以“建议”、“原因”,或“问题”、“需作出的改变”等名词。思想的种类没有限制,但每一组中的思想都必须属于同一范畴,都必须能够用单一名词表示。本书第2篇的第6章和第7章将进一步阐述如何确保将相同范畴的思想组织在一起。

3.每组中的思想必须按照逻辑顺序组织

必须有明确的理由说明为什么把第二个思想放在第二位,而不是放在第一位或第三位。本书第6章将详细介绍如何确定适当的逻辑顺序。

提示

组织思想基本上只可能有4种逻辑顺序:?

  • 演绎顺序:大前提、小前提、结论
  • 时间(步骤)顺序:第一、第二、第三
  • 结构(空间)顺序:波士顿、纽约、华盛顿
  • 程度(重要性)顺序:最重要、次重要,等等

你选择的逻辑顺序展现了你在组织思想时的分析过程。如果思想的组织

方式是演绎推理,那么这些思想的逻辑顺序就是演绎顺序;如果思想按因果关系组织,那么其逻辑顺序就是时间顺序;如果是对某种现有结构进行评论,那么其逻辑顺序就是结构顺序;如果按类别组织思想,那么其逻辑顺序就是程度顺序(重要性顺序)。因为演绎推理、发现因果关系、化整为零和归纳总结是大脑可进行的仅有的4种分析活动,这4种顺序也是大脑可用于组织思想的仅有的4种顺序。

因此,写出条理清晰文章的关键,就是在你开始写作之前,先将你的思想放入金字塔结构中,并根据以上规则进行检验。如果不能符合以上任何规则,就说明你的思路存在问题,或者你的思想还没有得到充分完善,或者你组织思想的方式不能立刻让读者理解你表达的信息。这时,你应该调整自己的思路,以使其符合金字塔原理的规则,从而免去反复改写文章的麻烦。

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