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第3章如何构建金字塔

第3章 如何构建金字塔

当你坐下来开始写作时,常会遇到这样的情形:你只是大致知道要写什么,但并不清楚你具体想表达什么,以及如何表达。即使你知道你最终呈现的思想必定会组成一个金字塔结构,你仍然会有这种不确定感。

实际上,你对将要完成的“成品”已经了解了很多。首先,你知道在你文章的金字塔结构的顶端将有一个包括主语和谓语的句子,其次,你知道这个句子的主语就是文章的主题。

你还知道,这个句子是对读者头脑中业已存在的某个疑问的回答。当在(读者了解的)某个“背景”中发生了(读者了解的)某种 “冲突”,就会引发读者的“疑问”,而回答这个“疑问”就是你写作的动机。你可能还大致知道将要表达的一些要点。

这些对你来说已经不少了。你可以利用你知道的这些知识,自上而下或自下而上地构建文章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方法更容易,因此,你应当首先尝试用自上而下的方法。

自上而下法

自上而下地构建金字塔结构通常容易一些,因为你开始思考的是你最容易确定的事情,即文章的主题,以及读者对该主题的了解情况(你将在文章的序言中引导读者重温其了解的情况)。

但是,你还不能现在就坐下来开始写序言。你应当先利用序言的结构,将头脑中的观点、论点、想法逐个梳理出来。为了做到这点,建议你遵循图3-1介绍的流程。

图3-1 ?金字塔结构中互相关联的各要素

自上而下法构建金字塔步骤如下:

1.画出主题方框

这个方框就是你文章的金字塔结构最顶部的方框。在方框中填入你要讨论的主题,当然前提是你知道要讨论什么主题,否则请跳到步骤2。

2.设想主要疑问

确定文章的读者。你的文章将面对哪些对象?你希望文章能回答读者头脑中关于该主题的哪些疑问?如果你能确定读者的主要疑问,请写出来,否则跳到步骤4。

3.写出对该疑问的回答

如果你还不清楚答案,请注明你有能力回答该疑问。

4.说明“背景”

你需要证明,现阶段你能够清晰论述该主要的疑问和答案。具体做法是:把要讨论的主题与“背景”相结合,作出关于该主题的第一个不会引起争议的表述。首先,关于该主题的哪些表述肯定不会引起读者的疑问呢?(因为读者知道这一表述,或者根据以往经验很容易判断该表述的正确性。)

5.指出“冲突”

现在你已经开始与读者进行疑问/回答式对话了。想象一下,读者表示同意,点着头说:“对,我知道这个情况,有什么问题吗?”此时,你就应当考虑“背景”中发生了哪些能使读者产生疑问的“冲突”,例如发生了某种意外,出现了某个问题,或出现了明显的不应当出现的变化。“背景”中发生了哪些“冲突”,以致引发了读者的“疑问”呢?

6.检查“主要疑问”和“答案”

对“背景”中“冲突”的介绍,应当直接导致读者提出主要疑问(已在步骤2中列出)。否则,应重新介绍“背景”中的“冲突”,使之可以直接导致读者提出主要疑问。可能有时“背景”中的“冲突”与主要疑问对不上号,这就需要你重新构思。

进行以上步骤的目的,是确保你了解自己将要回答哪些疑问。一旦确定了主要“疑问”,其他要素都很容易在金字塔结构中各就各位。?

提示

自上而下法构建金字塔的步骤:

  1. 提出主题思想。
  2. 设想受众的主要疑问。
  3. 写序言:背景-冲突-疑问-回答。
  4. 与受众进行疑问/回答式对话。
  5. 对受众的新疑问,重复进行疑问/回答式对话。

下面举例说明用以上方法时人的思维的发展过程。下面是美国某大型饮料公司财务部主管写的一份备忘录,我们将试着用以上方法改写该备忘录。

处理交货单→发送账单接收支票处理收款

饮料公司的送货员将产品交付给客户后,客户应向财务部发回一张交货单,列明产品代码、交货日期和交货数量。公司的记账系统要处理这些交货单,处理流程如下:

一家卖汉堡包的公司是该公司的大客户,长期从该公司采购大量饮料,我们称其为“大客户”。大客户出于自身数据统计的需要,希望跟踪每天的账单情况。大客户想知道自己是否可以留存每次的交货单,将有关信息及计算出的总数输入计算机,然后每月将数据盘和支票送至饮料公司总部。也就是说,大客户建议财务系统采用以下运作方式:

接收数据盘和支票→处理收款

饮料公司的财务部主管需要审核和答复该方案的可行性。于是,财务部主管提交了一份备忘录,但其回答的内容仅仅是:“我们对该方案的运作方式有以下发现”,而并未直接回答该问题,如表3-1所示。

表3-1 答非所问的例子

收件人:罗伯特 ·赛尔蒙先生

主题:大客户

我们按照要求对大客户(公司编号 8306)提出的用数据盘将交货单信息发至我们全国财务系统的建议进行了可行性研究。将由大客户和我们基于预付款方式共同完成对信息的处理。经研究,我们对该方案的运作方式有以下发现:

1.我们对接收任何来自外部的全国财务数据的主要要求,是这些数据必须是按规定格式发送的:

A.公司编号

B.销售点编号

C.交货单编号

D.交货单金额

E.交货时间

如果大客户没有公司编号或销售点编号,我们可以根据我们的客户管理系统向其提供相关信息。大客户将这些信息录入其系统后,将为我们今后处理交货单数据提供很大便利。

2.大客户将开发一个信息提取程序,从其系统中提取所有现有的交货单数据,并录入数据文件。该文件的格式可适用于全国财务系统的现金收据子系统(参见数据格式),然后大客户将此数据导出至数据盘,并送至我公司用于结算。同时,大客户还将把支票和数据盘的详细清单(参见报告格式一)送至我公司的全国财务系统银行保管。

我公司数据处理部门收到数据盘后,将根据规定程序进行结算,最终结算的结果是,大客户提交的支票金额与数据盘的数据必须为“零差额”( 0.00)。

3.结算完成后,我们将通过全国财务系统对数据进行处理,将交货单编号与更新的历史报表对照,并制作全国财务报表。

约翰 ·杰克逊

日期:

如果你是这位财务部主管,并用表3 -1中的方法组织你的思路,你的思维过程将大致如下:

1.首先画一个方框,并问自己:“我将讨论什么主题?”(大客户提出的改变记账方式的建议。)

2.我将回答读者头脑中业已存在的关于该主题的哪些疑问?(这个建议可行吗?)

3.我的答案是什么?(可行。)

4.然后与序言相对照,检查该疑问和该答案是否仍然相对应。将要讨论的主题与背景相结合,作出第一个不会引起争议的表述。首先作出的关于该主题的哪些表述肯定不会引起读者的疑问呢?即读者肯定会当做事实接受,且不会提出任何疑问的表述。(大客户建议改变记账方式。)

5.现在假定读者说:“是的,我知道这回事,有什么问题吗?”你就可以直接指出冲突。(你们问我该建议是否可行?)

你之前作出的关于疑问的表述现在将跃入读者的大脑。(该建议是否可行?)读者想到的疑问与你之前提出的疑问基本一致,因此你可以说,读者的疑问和你的回答相匹配,你讨论的主题对读者是有意义的。

6.作出该建议确实可行这样的表述后,你将沿金字塔结构继续向下思考,以确定读者在看到这样的表述后会产生哪些新的疑问。(为什么这么说?)

7.针对“为什么”之类问句的回答必须是“原因”,因此,你在关键句要点这一层次上提供的所有要点必须都是“原因”(可以用单一名词概括)。你的原因有哪些呢??

  • 该建议将提供给我们所需的信息。?
  • 该建议将增加我们的现金流。?
  • 该建议将减少我们的工作量。

8.在确定了以上要点都是正确且符合逻辑之后,下一步就是继续沿金字塔结构向下思考,提供能够支持以上观点的思想。但是,在篇幅较短的文章中,也许无需进一步构建金字塔结构,就可以开始写正文了。也许你在写到每一具体部分时很容易从脑海中找到支持以上观点的思想。

从以上步骤可以看出,这种方法迫使作者在写作构思时仅从头脑中获取与读者的疑问有关的信息。但是在具体操作中,这种方法能够迫使作者全面地考虑该疑问,而不是像表3 -1中的例子那样只考虑了疑问的一部分。而且,如果作者在写作时能够遵循这种自上而下的思想组织方式,读者就能非常容易地理解作者的全部思想,如图3-2所示。

图3-2 紧扣读者疑问的回答

自下而上法

很多时候你会发现你还没想清楚,无法构建金字塔结构的顶部。譬如,有时你无法准确确定要讨论的主题,有时尚不清楚读者头脑中的疑问,有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时,可向下移动一个层次,从关键句层次上着手。

如果你能够确定任何关键句要点,那很好;但多数情况下你可能无法确定。别着急,你可以按照以下“三步走”的步骤自下而上地组织你的思想。

提示

自下而上思考:

  1. 列出你想表达的所有思想要点。
  2. 找出各要点之间的逻辑关系。
  3. 得出结论。

还是让我们以一篇需要重写的文章(如表3 -2所示)为例,说明此方法的作用。这是一位年轻的咨询顾问在参加工作两周后,呈送给上级经理的一篇备忘录。客户是英国的一家印刷厂TTW公司。

表3-2 思路混乱的例子

收件人:主题: TTW以下是本人近两周工作成果的总结。

我们都知道,排版成本是所有新书成本中最重要的部分,约占精装书成本的40%和简装书的 50%~ 55%。

排版成本主要包括:

设备排版30%~ 50%

校对17%~ 25%

初校样及校对10%~ 16%

编排10%~ 20%

整版及布版10%~ 15%

将TTW公司的排版成本与平均水平比较后可以发现, TTW在排版工艺上的效率相对较低。目前,排版评估人员正在研究我向他们提供的一些典型案例。 TTW公司对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤,以保证较高的质量。这也是其在简单业务的排版上缺乏竞争优势的原因之一。

爱斯伯雷公司对 TTW公司排版成本较高的原因非常感兴趣。我已经与罗伊 ·沃尔特、布赖恩 ·汤普森和乔治 ·肯尼迪谈过此事,肯尼迪愿意进行一项实验,以发现:(1)该企业的排版工序是否有可以简化的步骤,尤其是针对某些排版任务;( 2)其效率较低的原因,即为什么低于平均水平。

TTW公司目前的排版任务已经超负荷了。排版部门的大部分工作都无法按时完成。目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为突出。 TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低,因而越来越难以吸引和保留排版人员。

现在, TTW公司正面临工会提出的一项新要求。有两名排版人员已经辞职。该企业排版部门的员工目前少于编制,而员工的加班工作量超过 50%。

结论:

1.降低排版成本似乎可以采用以下办法:

(1)简化价格较低排版任务的工序。

(2)改变工作方法,提高生产效率。

2.为了简化某些项目的工序,必须进行一些实验,对整个工序进行全程跟踪,控制因改变校对次数和时间而对排版质量造成的边际效应,并观察客户的反应。此举节约的费用可以达到排版总成本的 10%。

我认为,第二种降低排版成本的方法需要进行细致的研究。 TTW目前在手工排版上的效率低于平均水平 20%~ 50%。该企业应当能够有所改善。

3.如果我们将TTW与贝德尔公司、波耐尔公司等进行比较,也许可以有一些发现。乔治 ·肯尼迪和罗伊 ·沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究。但是,我已经告诉过他们,也许他们不会有很多发现。

4.爱斯伯雷对TTW公司的排版成本也有不同的看法。卡尔认为 TTW公司的排版成本肯定过高,乔治·肯尼迪则认为尚没有确凿证据显示其排版成本过高,而罗伊·沃尔特则认为他还无法对此下结论。他们似乎都非常愿意对此进行调查研究。

发件人:

日期:


除了备忘录中所述的内容,我对有关情况或主题一无所知。因此,我们所做的一切都只能根据这篇文章提供的信息进行,对这名咨询顾问建议的正确性也不妄加评论。我们要做的只是使文章的思路更加清晰。

步骤1:列出所有要点

我们首先看看表3-3中的解决方案。因为确定行动性思想(即介绍需要采取的行动)的有效性,比确定描述性思想(即说明背景,或介绍信息)的有效性更容易一些(参见第7章“概括各组思想”)。简化工序与改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢?答案是没有任何关系,这两者说的都是同一件事。因此,这一步分析没有什么收获。

表3-3 列出所有要点

然后来看看问题。我们能很快看出来,其中显然隐含着一些因果关系。我们应尽可能清楚地将其结构画出来。

步骤2:找出逻辑关系(因果关系)

对因果关系的分析(如图3-3所示)揭示出两条单独的思路(如图3-4所示)。当然也有可能某些应当列出的要点并未被列出。现在你可以得出一些结论:那名咨询顾问或者想说,因为该企业的生产效率低、加班过多,导致其成本过高;或者想说,为了降低成本,必须简化工作方法、提高员工工资。 ?

图3-3 找出逻辑关系

图3-4 两条单独的思路

步骤3:得出结论

那名咨询顾问想说明的究竟是哪一个呢?你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么?显然,读者知道成本是一项重要因素,知道TTW公司在报价上不具竞争力,可能还知道在TTW公司没有人知道其成本是否过高。这样,你的思路应当如下表所示:

1.主题 =排版成本。

2.疑问(1)=?排版成本是否过高?

3.答案(1)=?是的。

4.背景?= 排版成本是总成本中最重要的一部分。

5.冲突 =不知道排版成本占总成本的比重是否过高,但竞争优势较低的事实说明可能如此。

疑问(2)= 排版成本可以被降低吗??

答案(2)= 可以。

6.新的疑问=?如何实现?

7.关键句要点=省略排版过程中不必要的步骤,并且将员工工资提高到具有竞争力的水平。

表3-4的例子,是包括以上思想但更容易被接受的一种写法。你可能不同意这位年轻咨询顾问的思路,但至少这样可以将其思路清楚地表达出来,读者也才能够决定是同意他的观点,还是找出可质疑之处。

表3-4 结论清晰的例子

收件人:

主题: TTW

我过去两周在爱斯伯雷公司研究排版的成本。我们知道,排版成本占精装书成本的 40%,占简装书成本的 50%~ 55%, TTW公司并不知道其排版成本是否过高,但是大家认为该公司在简单排版任务方面缺乏竞争优势。

经过初步调查,我们认为该公司可能能够通过以下方法大幅降低其排版成本:?

1.省略排版过程中不必要的步骤。?

2.将员工工资提高到具有竞争优势的水平。

省略步骤?

TTW公司在手工排版方面的工作效率比平均水平低20%~50%。观察其排版方法可以发现,该公司对每一项排版任务,不管是圣经还是恐怖小说,基本都采用相同的步骤,以保证质量。这是该公司缺乏竞争优势的部分原因。

我就这一发现与罗伊·沃尔特、布赖恩·汤普森和乔治·肯尼迪讨论过。肯尼迪愿意进行一项实验,以找出: 1.该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤,尤其是针对某些排版任务而言; 2.其效率低于平均水平的原因。

下周我们将全程跟踪几项简单的排版任务,控制因改变校对次数和时间而对排版质量造成的边际效应。此举节约费用可能达到排版总成本的10%。我们还将进行一项细致的方法研究,以尽量缩小该公司与平均水平的差距。

提高工资?

TTW公司支付给员工的工资比该地区其他印刷厂的低,因此难以吸引和保留排版人员。有两名排版人员刚刚辞职,使该公司排版部门的员工人数低于编制。因此,大多数排版任务都无法按时完成,员工的加班工作量也超过了50%。

该公司目前正面临着工会提出的一项新的要求,可能会被迫增加员工工资。如果这样,该公司应该能够招聘到合适的人选,降低加班费用。

发件人:

日期:

我将该备忘录完整地重写了一遍,因为我想说明一点,总的序言可以包括关于关键句要点的表述,读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。由于文章的其余部分都是为了解释或支持你已提出的观点,读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到会使其大吃一惊的重要思想。这样,如果读者的时间有限,他就可以简单地浏览一下文章。实际上,如果读者在阅读的最初30秒内还不能清楚了解你的全部思路,你就应该重写这篇文章。

此外,标题及小标题能够突出文章结构中的重要部分,以便读者迅速找到关于某一个问题的详细论述。如果文章篇幅较长,加小标题的做法尤其有效。为了达到较好的效果,你还应当注意标题的用词(参见第10章),即标题应呈现某种思想、观点或论点,而不是只说明要讨论问题的类别。例如,不要用“我们的发现”或“结论”这类的标题,因为对于读者快速了解文章的主要内容和观点没有太大帮助。

最后,我简单说说写作风格。你可以发现,TTW备忘录原文及改写后的备忘录在语言的使用及句子的措辞上几乎没有区别。这说明,改写后的文章的清晰思路来自于金字塔结构,而不是写作风格的变化。

初学者注意事项

金字塔原理的规则能够使你从金字塔结构中任何一个位置上的思想着手,发现其他所有相关的思想。但是,你必须采用自上而下法或者自下而上法。我已经尽力使你了解常规的思维方法,但是在具体应用时会仍遇到各种可能,出现问题在所难免。以下是我对金字塔原理的初学者常问问题的回答:

1.一定先搭结构,先尝试自上而下法

一旦你着手将思想变成文字,它就似乎戴上了最美丽的光环,令你感觉“字字珠玑”,甚至不愿意进行必要的修改。因此,不要试图一下子就把整篇文章都写出来,因为你稍后就可能很容易地想出文章的结构。一旦你的思想变成了文字,你就可能会觉得写得不错,而根本不管你的思路实际上是不连贯的。

2.序言先写背景,将背景作为序言的起点

一旦你知道自己想在序言的主体部分说什么——背景、冲突、疑问和回答,你就可以根据你希望产生的效果,按任何顺序写出这些内容。选择不同的顺序会影响文章的文风,当然你肯定想运用不同的文风写不同的文章。但是,一定要从“背景”开始构思,因为按照这个顺序,你更容易准确地找到“冲突”和“疑问”。

3.先多花时间思考序言,不要省略

先想好序言,避免开始论证时还在想背景或冲突。当你坐下来开始写作时,经常头脑中已经有了一个完整的主要思想。这样,触发主要思想的“疑问”也很明显。这时,你就很容易直接跳到关键句层次,开始回答由主要思想引起的新的疑问。我劝你不要这样做。因为多数情况下,你会发现自己还在思考和组织属于“背景”或“冲突”的信息,这样会使你自己陷入复杂、混乱的论证中。你应当先整理出序言的信息,然后把注意力完全集中在金字塔结构中较低层次的思想上。

4.将历史背景放在序言中

你不应该在文章的正文部分才告诉读者过去发生的事情。正文部分应当只包括思想(即:因能够为读者提供新思维而引起读者疑问的表述),思想只能以逻辑方式互相联系。也就是说,只有在描述一些通过分析发现的因果关系时,你才可以在正文部分列举读者已知的信息。简单的历史事件不是逻辑思考的结果,因而也不能算作思想。

5.序言仅涉及读者不会对其真实性提出质疑的内容

序言的目的只是告诉读者一些他们已经知道的信息。当然,有时你并不知道读者是否确实知道某些信息;有时你则可以肯定读者不知道某些信息。如果所表达的信息能够很容易地由客观的第三方进行检验和证实,那就可以假定你的读者“知道”该信息,因为读者不会对其真实性提出质疑。

同时,注意不要在序言中涉及任何读者不知道的信息,因为这样的信息可能导致读者提出非你所愿的“疑问”。反之亦然,不要在金字塔结构中涉及任何读者已经知道的信息。如果你利用读者已经知道的信息,回答金字塔结构中较低层次上的问题,就说明你在序言中遗漏了重要的信息。如果在序言中提供该信息的话,也许读者会提出不同的疑问。

6.在关键句层次上,更宜选择归纳推理法而非演绎论证法

这一点在第5章“演绎推理与归纳推理”中有更详尽的说明。在关键句层次上使用归纳推理比使用演绎推理更容易使读者接受,因为归纳法更容易被人理解。人们的倾向是按照思维发展的顺序表达自己的思想,而思维发展的顺序通常都是演绎的顺序。但是,以演绎的顺序发展的思想并不一定要以演绎的顺序表达出来。在大多数情况下,你都可以将以演绎法发展的思想用归纳法的形式表达出来。

假设你建议某人购买一座库房,你根据以下的演绎推论支持对方购买库房(如图3-5所示)。

图3-5 支持对方购买库房的演绎推理

这个结构中的第三个要点不能引起读者的疑问。假设你的写作顺序是先表达金字塔顶端的核心观点,然后表达关键句要点,那么你根本不需要第三个要点再表达一遍核心观点。这个论证结构过于复杂,而采用归纳法则能够更有效表达你的观点(如图3-6所示)。

图3-6 支持对方购买库房的归纳法则

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