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第6章应用逻辑顺序

第6章 应用逻辑顺序

金字塔原理的第二条规则规定:所有列入同一组中的思想必须具有某种逻辑顺序。这条规则可以保证你列入同一组中的思想确实属于这一组,还可以防止你遗漏任何相关的思想,即你已经将一些思想归集在一起,并用“步骤”之类的名词描述它们的共性,但是,你还必须将这些思想按照第一、第二、第三的顺序排列,否则就不能确定这些思想确实属于同一过程,也不能保证这些思想是该过程的全部步骤。

在演绎性的思想组中,你可以毫不费力地找出该组思想的逻辑顺序:即演绎推理的顺序。但在归纳性的思想组中,你却可以“选择”一种逻辑顺序。因此,你必须掌握选择逻辑顺序的方法,以及判断你的选择是否正确的方法。

有一点你必须理解:从理论上说,你组织在一起的思想绝不是随意堆放在一起的,而是因为你看到了其中的某种逻辑关系,才将其“挑选”出来并组织在一起的。例如,请看以下分组:?

  • 解决问题的3个步骤。?
  • 某公司成功的3个关键因素。?
  • 某公司存在的3个问题。

为了发现以上3组思想的逻辑关系,你的大脑必须进行逻辑分析,而你选择的逻辑顺序应当展现大脑在分组时所进行的分析活动。大脑的归纳分组分析活动只有以下3种,如图6 -1所示。

图6-1 将思想分组的3种归纳组合顺序

1.确定前因后果关系

当你在文章中告诉读者采取某种行动时(如:辞退销售经理、将盈利指标分解到各个销售分区),你必定认为通过这种行动会产生某种预想的特定效果。你首先要确定希望取得的结果或效果,然后指出为取得这一效果必须采取的行动。

当必须采取多种行动(如:解决问题的3个步骤),以取得该结果时,这些行动就构成了一个过程、流程或者一个系统,即共同产生某结果的原因的集合。完成该过程或系统需采取的行动只能按时间顺序依次进行。因此,代表一个过程或系统的一组行为,必定是按时间顺序排列,而对该组行为的概括,必定是采取这些行为要取得的结果或达到的目标。

2.将整体分割为部分,或将部分组成整体

在绘制组织结构图或行业结构图时,通常需要将整体分割为部分,或将部分组成整体。例如,如果你需要找出“在该行业成功的关键要素”,首先你必须画出该行业的结构图,然后确定在各个部分成功的必需要素。这些必需要素之间的逻辑关系,与此前画出的行业结构图中各部分之间的关系互相一一对应,这种逻辑顺序就是结构顺序。

3.将类似事务按重要性归为一组

当你说某公司“存在3个问题”时,严格地说,并不十分准确。该公司肯定存在许多问题。你从所有的问题中挑出了3个与其他问题相比更值得重视的问题。问题与问题之间具有某种共同特性,使你能够将其列为某一特定种类的问题,如:每个问题都是因为不愿意授权而造成的结果。

这3个问题的共同性在于,每个问题都具有以上这一共性,而区别则在于每个问题所具有的共性的程度各不相同。(如果这3个问题具有的共性的程度相同,你就不可能从这方面区分出这3个问题。)因为存在这种差异性,你可以根据这些问题具有某种共性的不同程度,按照“重要性”或“程度”从高至低,即从重要到次重要,或从大至小的顺序排列,这就是程度顺序,也称为比较顺序或重要性顺序。

以上3种逻辑顺序既可以单独使用,也可以结合使用,但是每一组思想中都必须至少存在一种逻辑顺序。换句话说,如果任何一组思想是通过以上3种分析框架中的一种得出,那么该组思想就必须按照上述之一的逻辑顺序组织。因此,在写作时,你必须有意检查每一组思想中是否存在某种逻辑顺序。如果该组思想不存在任何一种逻辑顺序,那么显然这一分组有问题,你应运用逻辑分析框架的知识找出问题所在。

下面进一步介绍逻辑顺序的知识,以及如何运用这些知识检查你的思路。

时间顺序

时间顺序可能是最容易理解的一种逻辑顺序,因为这种顺序是将思想分组时使用最广泛的。在按照时间顺序组织的思想组中,你要按照采取行动的顺序(第一步、第二步、第三步……)依次表述达到某一结果必须采取的行动。该组中的思想可以是实际的行动步骤或行动性的思想(如:建议、目标等),也可以是大脑中隐含的思维过程得出的结论。在这两种情况下都有可能出现逻辑不清的现象:前一种情况是由于人们在罗列思想时难以区分原因和结果;后一种情况是由于人们没有认识到其思维中实际上已包含了某种逻辑过程。

根据结果寻找原因

写作时常见的问题之一就是无法区分原因和结果。前面说过,同一组行动只是为了达到同一个特定的结果。但是,如果某个过程或流程较长,且包括许多步骤,那么就会存在多个层次的原因和结果。为了说明这一点,请看下面的例子,这是一名咨询顾问建议某公司应采取的提高生产效率的措施:

在第一阶段应采取以下措施:

1.与主要管理人员及监管人员谈话。
2.跟踪并记录交易行为和工作流程。
3.确定所有关键业务环节。
4.分析组织结构。
5.理解服务和绩效措施。
6.评估业务职能的绩效水平。
7.找出问题和原因。
8.发现提高生产效率的潜在机会。

    首先,这个过程步骤太多,读者难以掌握。你回想一下前面的关于奇妙的数字“7”的内容,人一次性最多记忆7个项目,凡超过7个,就应当归类分组。

    (事实上,我建议每组思想最好不要超过4个或5个。如果某一组思想超过5个,那么其中某些思想之间便可能缺乏紧密的联系。如果你不指明思想之间的逻辑关系,你的部分思想就会变得模糊不清。例如,如果说明“十诫”中一部分是“对上帝之罪”,另一部分是“对人之罪”,将比逐条列出“十诫”更容易使人理解。)

    此外,虽然以上列出的8个步骤确实应该按照以上顺序进行,但是,这些步骤并不处于同一个抽象层次上。其中一些步骤是为了实现另一些步骤,也就是说,在总的过程中存在一些具有完整结构的子过程。如果不将这些子过程剔分出来,将使作者实际想表达的思想模糊混乱。在上面的例子中,咨询顾问实际想表达的思想基本应该如下所述:

    在第一阶段,我们将确定提高生产效率的可能领域:

    1.确定企业的关键业务环节(3)。

    -与主要人员谈话(1)。

    -跟踪并记录交易行为和工作流程(2)。

    2.找出在开展业务时存在的弱点(7)。

    -调整组织结构(4)。

    -制定及实施服务和绩效管理措施(5)。

    -评估绩效水平(6)。

    3.提出实用可行的改革建议(8)。

    经过这样组织,作者就能够检查该过程中包括的步骤是否适当、是否有遗漏。例如,这3个步骤是否是为了确定提高生产效率的可能领域而采取的全部可能的步骤?如果我与主要人员谈过话,并且跟踪和记录了交易行为和工作流程,是否就足以确定企业的关键业务环节呢?

    避免出现因果关系错误的方法是假设自己采取了文中提到的每一项行动,并想象一下采取每项行动之后产生的结果,就可以判断你必须采取的某项行动,是为了在时间上先于另一项行动,还是为了实现另一项行动。

    想象自己亲自采取行动,并想象结果,可以大大缩短考虑思想分组是否合理的时间。看下面这个例子:

    制定战略规划时必须了解循环周期:

    1.了解需求。

    2.制定能提供相应产品或服务的战略。

    3.实施该战略。

    4.市场接受期、快速增长期。

    5.缓慢增长期、进入成熟期。

    6.高现金增值期。

    7.衰退期。

    检查该组思想的第一步是看你是否理解所描述的过程。假设你自己就是行动者,并开始行动:“首先,我了解市场需求;然后,我制定战略;再然后,我实施该战略;再然后,我……”你会发现,这里出现了问题。

    上面例子的作者似乎将3项由企业采取的行动,与4项由这些行动产生的结果放在一个组里了。仔细看看这些行动产生的结果,你会发现,这些结果反映的是正常的产品生命周期曲线,如图6-2所示。

    该作者第四步的意思应该相当于“评估市场反应”,而图6 -2中的几个时期就是市场反应的各个阶段。(我们似乎漏掉了一点:高现金增值期。但是,这一点通常属于进入成熟期的一个特点,根本不属于战略规划周期的一个阶段。)原文可以按以下方式改写:

    图6-2 产品生命周期曲线

    制定战略规划时必须了解规划周期:

    1.了解需求。

    2.制定能提供相应产品或服务的战略。

    3.实施该战略。

    4.评估市场反应。

    5.调整战略以适应市场反应。

    揭示隐含的逻辑思路

    你得出的结论可能是基于某个隐含的逻辑过程,认识到这一点,对明确表达你的真实思想很有帮助。很多时候,人们列举的结论只是含糊地提到,并没有明确说明其真实思想,如下面这个例子:

    经营的定义:

    1.主要依赖创造性过程

    ?-按需求细分

    ?-按供给细分

    2.随时间变化

    ?-生命周期的早期和晚期

    ?-竞争动态

    3.在某行业中不必独一无二

    4.受自身优势和市场竞争的影响

    虽然在该组思想的顶端并没有明确给出该组思想的概括性思想,但我们不难假设这组思想在传达一些信息。因为这组思想中的语言合适,并且列出的4个思想中的每一个都具有意义。如果你试图按照以上顺序检查作者的思路(首先进行细分、然后对变化作出反应,然后评估自己的位置),你会发现,作者想传达的信息与如何确定经营的性质有关。你可以用更清晰的方式表达:

    确定你所在企业的性质,需要认真分析:

    1.对市场进行细分。

    2.评估企业在各细分市场中的竞争地位。

    3.长期跟踪竞争地位的变化。

    然后作者可以检查是否忽略了确定经营性质所需的任何步骤,并作出合理判断。在本例中,所需的步骤还是完整的,但是这种强迫自己重新考虑整个过程的做法,能够使你知道如何通过提问检查其他人的思路。举个例子,假设你的一位员工对你说:“这是我打算明天在会上说的,你看行吗?”

    传统的投资评估的重点——比较未来的收益和可能的成本:

    1.通常在技术上不可靠。

    2.基于简单化的概念。

    3.结果可能造成误导。

    检查一下其逻辑顺序,你会发现,时间顺序可能才是其思想的根本顺序,而第三点思想应列为主题思想,因为这一点是其他两项行动的结果:

    传统的投资评估的重点可能造成误导:

    1.基于简单化的概念。

    2.通常在技术上不可靠。

    此外,在检查从第一点到第二点的逻辑顺序时,你还应当想一下作为该组思想分组基础的逻辑过程,例如:

    提出适当的概念→基于该概念开发一种技术?应用该技术

    我们看到,原文作者评述了该逻辑推理过程的第一个步骤和第二个步骤,但是没有提到第三个步骤。作者没有评述第三个步骤的原因可能是:1.因为人们应用该技术的方法没有什么问题;2.因为作者遗漏。我们认为作者遗漏的可能性较大。在检查作者思路时,如果逆向追溯到作者思路的源头,你就应该问一句:“人们应用该技术的方法是否有问题?”

    有时你会发现某一现有的结构化思想组合采用时间顺序。这时,该组思想的结构本身将决定步骤的数量和顺序。关于这一点,请继续阅读结构顺序的内容。

    提示

    时间顺序:

    在按照时间顺序组织的思想组中,你要按照采取行动的顺序(第一步、第二步、第三步)依次表述达到某一结果必须采取的行动。

    结构顺序

    什么是结构顺序?结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事务时的顺序。你想象的“某事物”既可以是真实的,也可以是概念性的;既可以是一个物体,也可以是一个过程。但是,这个“某事务”必须被合理地划分入不同的部分(不同的组)。

    创建逻辑结构

    在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时,你必须保证划分后的各部分符合以下要求:

    • 各部分之间相互独立(mutually exclusive),没有重叠,有排他性。?
    • 所有部分完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

    这两个要求简称为分组的MECE原则。当你绘制组织结构图时,如图6 -3所示,你肯定会不自觉地使用这一概念。

    图6-3 具有“相互独立,完全穷尽”性的组织结构图

    相互排斥说明轮胎部的组成与硬件部不同,而体育设备部的组成与其他两个部都不同,即各部分之间没有重叠。完全穷尽指的是所有3个部门加起来就是阿克伦轮胎橡胶公司的全部组成,即没有遗漏任何部分。

    如果你在将整体划分为部分时应用了这两条原则,划分出来的结构肯定包括所有需要说明的部分。最简单的结构顺序,就是指按图6 -3各部分出现的顺序,对各部分进行说明。

    应当以怎样的顺序将各部分放入示意图呢?当人们绘制组织结构图时经常会问这个问题。你在图中填写各部分的顺序反映了你使用的划分原则。

    通常有3种划分组织活动的方式:根据活动本身(如:研发、生产、市场营销);根据活动发生的地点(如:国家东部、国家中西部、国家西部);根据针对特定产品、市场或客户活动的集合(如:各事业部、各业务单元,轮胎部、硬件部、体育设备部)。

    ??如果划分时强调活动本身,那么各部分展现的是一个逻辑过程(流程),因此应采用时间顺序。?
    ? ?如果划分时强调地点,那么各部分呈现的是地理状况,应采用结构顺序。?
    ? ?如果划分时强调与某一产品或市场有关的活动,那么划分就是一种归类。各部分思想应采用重要性顺序,判断重要性的标准可以是任何排序标准(如:销量、投资额等)。

    假设在重组市政府的过程中,你成立了负责以下各方面工作的部门:

    1.住房

    2.交通

    3.教育

    4.娱乐

    5.个人医疗

    6.环境卫生

    你认为这些都是市政府应当负责的领域,其顺序是假设该市所有建设都从零开始时市政府对其关注的程度。在创建新的组织机构时,强迫自己用结构顺序,可以使你检查各部分的总和对于你的目的来说是否完整。

    但是,在划分组织结构以外的事务时,目的通常是分析各部分的功能,因此,你应当按照功能划分。各部分的顺序按其预期可起到的作用排列。例如,如果你准备讨论雷达装置,你就应当以雷达装置各部分的功能组织思想的顺序:

    1.调制解调器

    2.射频振荡器

    3.带扫描装置的天线

    4.接收器

    5.指示器

    调制解调器的功能是吸收能量,而射频振荡器能够发射能量。天线的功能是将能量聚集在天线杆上,接收器的功能是接收天线扫描装置传回的信号,而指示器的功能是显示数据。

    提示

    分组的MECE原则,保证划分后的各部分符合以下要求:?

    • 各部分之间相互独立(mutually exclusive),相互排斥,没有重叠。?
    • 所有部分完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

    描述逻辑结构

    一旦建立起逻辑结构,就可以按照自上而下、自左而右的顺序依次描述各个部分。在上例中,对雷达装置进行技术性的描述应当采取这一顺序,对其他任何机械装置进行技术性描述也应当遵循这一顺序。

    但是,在描述各部分时,有时也可采用过程顺序(时间顺序)。举个例子,如图6-4所示,是一张西奈沙漠的地图。下面的文字是对地图中各位置的描述:

    在任何一张中东地区的地图上,西奈半岛都位于正中间。西奈半岛几乎是一个倒置的等腰三角形,像一个锋利的楔子插入非洲与西亚之间。出于不同的地缘政治考虑,对西奈半岛有多种说法:有人说,西奈半岛是埃及东部领土的延伸,是神圣的埃及领土,只是在一个多世纪以前因开凿苏伊士运河而将其和本土割离;有人说,西奈半岛是以色列南部领土的自然、合理的延伸,是内盖夫沙漠的主体;有人说,西奈半岛是沙特阿拉伯北部的附属地区,与其本土之间仅有狭窄的阿卡巴海湾一水之隔;还有人说,西奈半岛自古以来就是连接东西部的大陆桥,是商队通行和军队入侵别国时的便捷通道。

    图6-4 西奈沙漠地图

    人们从不同的地缘政治角度看待西奈半岛,其顺序就是人的眼睛看地图时的顺序:从左上角开始,沿顺时针方向进行。首先,人们看到的是西奈半岛与埃及之间的运河,然后是以色列南部,然后是沙特阿拉伯北面,最后再反转方向,自东向西。这说明,原文作者在写作时想象到了读者看地图时的顺序,在描述地图时也采用了这一顺序。

    修改逻辑结构

    人们在处理逻辑结构时经常会想象与之相关的逻辑过程,尤其是在对已有结构提出修改建议时。例如,假设图6 -5是一个市政府的组织结构图,其中包括25个部门,分别向23个委员会汇报。

    你建议用由6个部门分别向6个委员会汇报,加上一个行政管理分支的结构替代以上结构,如图6-6所示。?

    从第一个结构转变为第二个结构需要进行4个方面的改革。在写报告时,你应当用什么顺序提出你的改革建议呢?这些改革同等重要,因此不能按重要性顺序排列。理论上,这些改革也必须同时进行,因此也不能用时间顺序。

    图6-5 原市政府组织结构图

    在此类情况下,最适合的顺序就是当你在白纸上依次画出各个部分,向读者呈现时使用的顺序。在本例中,第一步是将众多委员会合并为政策与财政委员会下属的6个委员会(如图6 -6左侧所示)。第二步是将各部门合并,并分别与6个委员会一一对应。第三步是成立两个为政策和财政委员会提供支持的委员会。最后一步是成立由行政长官领导的管理团队,以管理行政工作。

    图6-6 修改后的市政府组织结构图

    报告中具体的措词可如下:

    为了完善市政管理体制,提高其完成重要工作的效率,市议会应当采取如下措施:

    1.将为群众提供服务的职责赋予政策与财政委员会下辖的6个委员会。

    2.将原有各部门组成6个项目管理部门,分别由一名项目负责人领导,并分别对6个委员会负责。

    3.组成行政及其他内部事务管理机构。 -成立常务委员会。 -赋予人事委员会更积极的作用,以激励市政工作者。

    4.任命一名行政长官,以管理市政府在编人员。

    用结构顺序概念检查思路

    与时间顺序概念的作用一样,你也可以用结构顺序的概念,检查在分组过程中是否有逻辑错误。假设你是某大城市的交通局局长,现在有一份文件等你审批:

    我们认为,此项工作的目标包括:

    1.评估和分析维修区域及建筑区域的现场施工情况。

    2.了解现场工程师是否具有足够的组织和管理灵活性,以便对公众提出的日常使用问题和要求作出适当的反应。

    3.评估和分析初期工程、道路和桥梁设计、环保问题、用地许可和交通管理等方面的问题。

    4.评估和分析交通局的组织结构。

    5.找出在每一研究领域的优势和劣势。

    这些思想的顺序是什么?这些思想是从哪里来的?你可以很容易看出,

    第五点与其他几点不同,因为第五点是针对前面所有4点的。我们可以将第五点剔除出去,暂不考虑。然后来看作者其他4点的主题:

    1.维修及建造

    2.日常运营

    3.初期工程

    ?-道路和桥梁设计

    ?-环保问题

    ?-用地许可

    ?-交通管理

    4.组织结构

    如果从道路建设等过程的角度看,可以假定以上思想包括以下4个步骤:

    1.设计

    2.建造

    3.运营

    4.维护

    因此,原文作者的意思也许是这样:

    该项工作的目的是检查交通局的组织结构和管理是否适应履行其职责。其职责包括4个方面:设计、建造、运营、维护。

    下面再举一个例子。这个例子比较难,因为其罗列的思想之间的联系非常随意。其实,作者在写作之前确实构思过文章的结构,但是,因为作者对这种结构了解不清楚,也就无法利用其指导自己的思维。

    这个例子是一家饮料生产企业的工作人员写的。这家饮料企业已经决定将其产品的包装由玻璃瓶改为塑料瓶。但是,在产品包装的来源上,企业面临两种选择:一种是从外部购买塑料瓶;另一种是自行开发塑料瓶生产能力。该作者的立场是反对自行生产塑料瓶。

    投资生产塑料瓶将面临一系列内部及外部的风险和限制:

    1.技术风险——不成熟的设计问题。

    2.环保风险——法律可能禁止生产不可回收塑料制品。

    3.优惠风险——在通货膨胀期顾客不一定欢迎优惠包装。

    4.非独家经销:(1)外部销售将降低营销作用;(2)因所有权问题难以向其他企业销售。

    5.投资多——投资回收期过长。

    6.对每股收益造成负面影响(因杠杆作用而加大)。

    7.近期研发费用。

    8.公司现金流问题——现有业务发展需要资金。

    9.玻璃制造商们大幅降低产品价格,而塑料制品的通胀率比玻璃制品低。

    10.在我们进入塑料制造行业时,其他塑料制造商可能会大幅降低产品价格,因为其投资利润率偏低(多数处于7%~10%的范围内)。

    11.容器行业的典型特征是低利润,进军该行业的关键是低成本生产。进入该行业可能导致我们的股价收益率下降。

    你是不是看得有点头晕?但是,对这段文字的检查过程与检查其他文字一样。首先,依次检查作者的每一条反对意见,了解其反对的原因。为什么作者认为这些问题是不利因素呢?我们将作者反对的原因逐条列在下面,希望你能够看出一些线索。

    1.高成本

    2.法律限制

    3.被迫降低销售量或价格

    4.低销售额

    5.高投资、低投资回报率

    6.每股收益率下降

    7.高成本

    8.必须贷款

    9.被迫降低价格

    10.被迫降低价格

    11.毛利低、股价收益率下降

    商界人士在谈论成本、销售额、价格、投资和投资回报率时,都假定对方了解这些因素之间的关系,如图6 -7所示。如果你按照此树形图将相关因素一一对号入座,你就能够比较容易了解作者的思想:此项目将对投资回报率造成负面影响。

    图6-7 标准的投资回报率树形图

    关于每股收益和股价收益率的两点涉及另一个树形图,如图6 -8所示,传达了另一个信息:此项目将对每股收益造成负面影响。

    图6-8 股价树形图

    我们还剩下两点没有处理,即“我们必须贷款”和“如果法律禁止生产不可回收的塑料制品,我们就可能无法销售塑料瓶装饮料”。其实,如果我在“利润”这一因素下增加“税额和利息”的因素,“贷款”这一项就可以纳入以上的树形图中了。我前面没有列入这一项,是为了使树形图更容易理解。

    我们试着将所有因素组织在一起,可以看出,原作者的意图是想表达:

    我们在进入塑料容器生产行业之前应该慎重考虑:

    如果法律禁止生产不可回收产品,我们可能根本没办法上马该项目。

    即使该法律未能出台,该项目也将降低我们的盈利能力。

    从近期看,降低每股收益。

    从远期看,降低投资回报率。

    了解了作者的思想后,你就可以仔细考虑其每个观点是否站得住脚。我想,肯定有的观点站不住脚,因为我知道这家饮料公司不但进入了塑料容器生产行业,还取得了巨大的成功。显然,原文作者没有考虑到的一个因素,是评估塑料容器可能对产品销售产生的有利影响。

    我重申一点:写作时,必须首先构思文章的结构,否则你可能根本不知道自己已经写得一塌糊涂。按照结构写作,能够使你及时发现错误和遗漏。

    提示

    结构顺序:

    结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事务时的顺序,如组织结构图、关键成功要素示意图等。

    程度顺序

    最后,来看看程度顺序,也称重要性顺序。是你对一组因为具有某种共同特点而被聚集在一起的事务所采用的顺序,如:3个问题、4个原因、5个因素等。表达者将思想简单罗列出来而缺乏深入思考的现象尤为严重。

    创建适当的分组

    在为事物分组时,你可能会说:“这家公司存在3个问题。”这时,你的大脑自动将这3个问题与该公司可能存在的其他问题分隔开,形成如图6 -9所示的分支结构。从名称上看,这两个组完全穷尽,按照分组的意图,它们也应当相互排斥。

    图6-9 通过分组将思维集中于某个范围内

    为了证明这两个组具有相互排斥性,你必须明确指明每组中的所有问题具有共同特性,然后根据你的知识,确保将所有具有该特性的问题列入该组。然后,在每组中,根据各个问题具有该特性的程度高低排序——最具有该特性的问题排在第一位,即先强后弱,先重要后次要。

    很多人曾问我,在确定了各要点的相对重要性(具有某特点的相对程度)后,是否必须将最重要的列在第一位。他们指出,如果将最不重要的放在第一位,依次增加重要性,将最重要的思想放在最后,会更具有戏剧性效果。 的确,这样会更具有戏剧性效果,但是戏剧性是出于情绪的考虑,而不是出于逻辑性的考虑,因此这是一个写作风格的问题。有时,你完全可以按先弱后强的顺序,以产生更大的对情绪的冲击力。

    但是,多数情况下,你应该将最重要的思想放在第一位。举个例子,假设你列出以下要点:

    设计电信计费系统时,应当注意让其适用性更加广泛:

    1.能够满足外部客户的需求。

    2.能够符合内部管理的要求。

    3.能够符合国家法律法规。

    虽然电信计费系统必须满足所有这3种功能性的要求,但是以上顺序表明,满足客户的需求比符合国家法律法规更重要。作出这种评价是基于以下分组,如图6-10所示。

    图6-10 按重要性分组的例子

    在商务公文的写作中,这种基于重要性顺序的分组远比时间顺序或结构顺序用得少。但这并不是说分组行为很少。分组行为是人类普遍的习惯。人们看到任何事物时,都会为其命名或说出其名称,这就是一种分组。但是,人们并不局限于根据思想具有的某个共同属性而将其分组,还会考虑这些思想是否源自同一个过程,或来自同一个结构,并据此将相似的思想分组。

    如果你清楚了解了分组的原则,就完全可以按照过程或结构顺序组织思想。例如,以下是支持某一观点的3个“理由”:

    你们不应该采取用仓库空间换取销售商专营权的策略:

    1.你们的仓库既不宽敞,位置也不好。

    2.即使仓库符合以上条件,该方法会造成双重管理。

    3.即使你们能够接受双重管理,在周转方面可能节约的成本也很有限。

    但是,这种顺序又说明,这些思想属于某种已存在的结构(有仓库,在仓库中采用该方法,通过该方法计算节约的成本)。

    提示

    重要性顺序:

    明确指明每组中的项目(思想、观点、问题等)具有共同特性,确保将所有具有该特性的项目(思想、观点、问题等)列入该组。在每组中,根据各个问题具有该特性的程度高低排序——最具有该特性的问题排在第一位,即先强后弱,先重要后次要。

    识别、调整不适当的分组

    找出某假定分组的正确的分组基础,可以帮助你更清晰地表达自己真实的思想。假设你看到以下这段话:

    传统投资评估的财务重点误导了企业的行为:

    1.企业应当在所有的收益可能超过资金成本的领域投资。

    2.对未来不确定性因素及风险进行完善的量化处理,是更有效进行资源分配的关键。

    3.计划和资本预算编制是两个单独的过程。

    -资本预算编制是一种财务行为。

    4.最高决策层的作用是根据数据而不是思路作出决定。

    似乎这4种“误导”呈现的是很多公司都相信的“经验法则”。真的是这样吗?如果你根据其产生的结果为以上思想重新措词,并简化一下,我们将看到:

    财务重点将:

    1.鼓励公司投资。

    2.强调对不确定因素进行量化。

    3.区分开计划和资本预算。

    4.使最高决策层关注数据。

    除了第三点,其他3点都可以看做是决策过程的一个步骤。决策过程要求用时间顺序。用时间顺序能够使主题思想更明确:

    传统的投资评估的财务重点可能导致错误的资源分配决策,因为其:

    1.强调对未来不确定性因素及风险进行量化处理,是选择项目的关键。

    2.使最高决策层只看重数据,不看重思路。

    3.鼓励在所有的收益可能超过资金成本的领域投资,而忽略了其他因素。

    这个例子中的思路比较容易理顺,因为只需要多读一遍,你可以很容易地找出你需要处理的思想种类(决策过程)。但是,在很多情况下,你可能会遇到一大串都被列为“原因”或“问题”的思想,难以看出这些原因或问题还可以归结为一些小的类别。让我们回顾一下本篇引言中提到的例子:

    客户对销售报告和库存报告不满意:

    1.提交报告的周期不恰当。

    2.库存数据不可靠。

    3.获得库存数据的时间太迟。

    4.库存数据与销售数据不吻合。

    5.客户希望能改进报告的格式。

    6.客户希望去除无意义的数据。

    7.客户希望突出说明特殊情况。

    8.客户希望减少手工计算。

    对这个例子用的办法,是先将其整理出大致的类别,再仔细检查作者的思路。你可以根据每一点所涉及的问题的类别,先归纳出几类问题。如,“提交报告的周期不恰当”属于“时机不好”,依此类推,如表6-1所示。

    表6-1 正确归类分组的例子

    经过这样分类后,你可以看到,原作者的销售和库存报告存在3类问题:时机、数据和格式。那么这3类问题应当按什么顺序排序呢?这取决于你讨论的是编制报告的过程,阅读报告的过程,还是解决问题的过程。换句话说,逻辑顺序呈现的是一个过程,而过程取决于需要回答的问题,如表 6-2所示:

    表6-2 需要回答的问题

    这个例子说明,想了解某一组思想真正想表达的思想观点,只有经过以下过程:

    1.确定该组思想的类型(类别)。

    2.将同一类型的思想归类、分组。

    3.找出各类别思想之间的顺序。

    为了说明这一过程的具体应用,再举一个例子:

    纽约衰退的原因非常复杂,其中包括:

    1.工资高于美国其他地区的平均工资水平。

    2.能源、房租和土地成本高。

    3.交通拥堵使运输成本增加。

    4.缺少建立现代化工厂的空间。

    5.税率高。

    6.技术的变化。

    7.美国西南部和西部地区与之竞争经济中心的地位。

    8.美国经济和社会生活的重心向郊区转移。

    这又是一个简单罗列要点而缺乏思考的例子。我们可以采用归类、分组的方法了解作者的真实思想。首先,找出这些要点之间的相似之处,如表6 -3 所示。然后,找出逻辑顺序和作者的真实思想。在本例中,逻辑顺序应当是重要性顺序:

    我们很容易找出纽约衰退的原因:

    1.成本过高。

    2.工作条件差。

    3.来自其他城市的竞争。

    表6-3 找出各要点之间的相似之处

    综上所述,我想用前面这些例子说明一点:检查逻辑顺序是检查某一分组是否恰当的重要手段。当你遇到任何一组归纳性思想,需要找出其真实意义时,一定要先快速浏览一遍该组中的所有思想。你能否发现某种逻辑顺序(时间顺序、结构顺序、重要性顺序)?如果不能,你能否发现这种分组的基础(过程、流程、结构、类别),并采用某种逻辑顺序?如果某组中所列的思想很多,你能否发现它们具有某些共同特点,并根据这些共同特点将思想归纳、分组,然后使用逻辑顺序?

    如果你确认某一组思想的划分既合理,又完整,你就可以推导出一个逻辑结论。具体细节请见第7章“概括各组思想”。

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