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第10章在书面上呈现金字塔

第10章 在书面上呈现金字塔

在实际写作中,文章多以书面的形式呈现给读者。文章无论长短,都应该让读者能从字面上迅速理解和吸收其主要思想(观点、论点、建议等)。理想的文章,应该让读者在30秒内理解作者的整体思维构架,包括序言、中心思想和关键句要点。此外,读者还应当能了解整体构架下,各组思想观点之间的相互关系。

写作长篇文章时,在页面上呈现金字塔层级的方法很多,最常见的有:?

  • 多级标题法
  • 下划线法
  • 数字编号法
  • 行首缩进法
  • 项目符号法

前3种方法中,哪一种是最好的格式尚无定论。我个人倾向于使用多级标题法,下面将着重讨论这一方法,但同时也会兼顾其他几种方法的优点。

无论采用哪种格式,目的都是便于读者理解文章的主要观点,以及所有各种类型的支持性观点,尤其是当文章篇幅很长的时候。采用的格式必须符合你的论述层次,如图10 -1所示,需要从一组观点转换到另一组观点时,一定要写过渡性的语句,以免读者感觉太突兀。

图10-1 标题应呈现金字塔中思想的分组

突出显示文章的框架结构

如果文章很短,比如,支持每一关键句要点的段落少于两个,读者很容易明白文中的要点及其相互之间的关系。给这些要点加上下划线,它们就会吸引读者的眼球,如表10-1所示。

表10-1 突出显示“要点”,吸引眼球

收件人: ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 日期:

发件人:? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?主题:超级决战有奖竞猜

我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划实行。我关注以下 3方面:?

1.观众如何了解规则?按我的理解,观众通过收看电视广告就能参加竞猜,意味着他们对正式规则无法直接了解。如果不使用彩票,只能通过在“ 3 × 5”大小的白纸上手写结果并注明“全明星”字样进行投票。由于规则只在报纸上刊登,观众就得购买报纸,还可能产生抽奖的问题。?

2.是否有必要竞猜?规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的,但并没有提及只有竞猜正确者才参加抽奖,代理商也是这么说的。如果是这样的话,还有必要进行竞猜吗??

3.广告是否明白无误?我也向代理商提过,有奖竞猜的结果应该明白无误地告诉观众。沿用上季度广告采用的高速技术,可能会造成一些麻烦。期待您的答复。多谢。

如果文章篇幅较长,支持每一关键句要点的段落多于两个,可以如表 10-2所示,通过“标题”介绍和阐述你的论点。

表10-2 系统排列关键句要点

收件人: ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ??日期:

发件人: ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ??主题: 8月25日现场销售会

在8月25日举行的现场销售会上,我们计划讲授如何为超市连锁店设计具有潜在盈利能力的饮料销售区,并将设计提交连锁店管理层。为了进行练习,我们需要每个区域各一家存在问题连锁店的概况。也就是说,我们的要求是:?

  • 在7月11日前选出一家符合我们要求的连锁店?
  • 在8月10日前收集所需数据?
  • 在8月15日前整理并返回数据

如何选择连锁店

为满足我们的目的,你选择的连锁店应该是……

多级标题法

使用多级标题的基本方法是:不同层次的思想(观点、论点、论据、建议),用不同的标记区分;层次越低的思想离页面的右端越近;同一层次的思想采用同一表现形式,如表10-3所示。

表10-3 标题应对应思想的层次

1.这是每章的标题

每章的标题应该编号,居中排列,并总结提炼每章的主要思想。紧接标题(或题目)的段落,应该清楚表达主要概念,并提供给读者需要的一切信息,以保证在提出论点以及论证方法之前,你和读者“处于同样位置”。接下来其他章的标题也应采用同样的格式。

思想的不同侧面,可以用段落标记或其他明显标记加以区分,如:?

  • 第一主要思想?
  • 第二主要思想

这是每节的标题

每节的标题也要呈现每节的思想,第一节标题和其他各节标题也应采取同样的格式。每节可以进一步划分为若干小节或编号段落(如果论点不长的话)。必须介绍每一小节的主要思想,不同思想可以用段落标记加以区分:?

  • 第一次要思想?
  • 第二次要思想

这是小节的标题

同样,小节标题也应呈现小节的主要思想,所有小节标题应采取同样的格式,可以用段落标记区分小节内的不同思想。?

1.这是编号段落。可以在首句或第一个词组下划线,以强调所有编号观点具有相似性。说明一个观点可能需要不止一个段落,但最好不要超过 3个。

? -这是项目符号(线符号)段落,用以区分编号段落的不同思想?

? ? ? 这是项目符号(点符号)段落,一般很少把一个思想细分到这么多级?

* * *

除了以上划分思想的方法外,还可以使用星号“ *”和段落标记“(.)”。 3个星号居中排成一行,说明下面是一节的总结性评论(见上文)。使用段落标记排列:当包括的项目少于 5个时(例如上面所列的每节标题),或某一段落里含有要强调的要点,需引起特别注意时使用,如:

这些段落应使用粗体字,并尽量简短

因此,主要思想可以采用每节标题左端顶格对齐的格式;次要思想可以采用小节标题的格式;次次要思想可以采用编号段落的格式,依此类推。当然,标题的选择不一定要墨守成规,但不论采取何种格式,一种标题应该代表一个思想层次。

使用标题应注意以下几点:

1.每一层级的标题不可能只有一个

标题呈现的是金字塔里不同层级的思想,每一层级不可能只有一项内容。因此,文章里不可能只有一个章标题、一个节标题、一个小节标题、一个编号段落或一个项目符号段落。说得更清楚一些,就是不要像报纸杂志那样,仅仅为了使版面好看,而用一个标题把上下文分开。标题的目的是吸引读者的注意,一个标题代表的思想是一组思想中的一个,一组中所有思想共同解释或支持该组的整体思想。

2.相同的思想(观点、论点、建议等)应使用相同的句型

每一组思想都是同一类的思想,为了强调这种一致性,一组中的所有标题应该采用同样的句子顺序,即对仗。所以,如果一章中,第一节的标题中第一个词是动词,该组其他各节标题的第一个词也应该是动词;如果第一小节的标题中第一个词是名词,其他各小节标题的第一个词也应该是名词,举例如下:

任命一位全职的总经理

-协调各项活动;

-实施各项改革。

建立明确的职权范围

-根据支持的需要将饭店重新分组;

-安排专人负责海外业务;

-从指挥链中撤销所有委员会。

从上例中可以看到,第一组中各小节标题的第一个词是动词,并不意味第二组中各小节标题的第一个词也必须是动词。记住,在主要章节的组与组之间的思想之间有一堵看不见的墙。因此,要强调的是同一组中各小节思想之间、而不是不同组的各小节之间的一致性。

3.标题用词应提炼思想的精髓

标题的作用是提示,而不是统领下文,因此应该尽量简明扼要。例如,在前面的例子中,第一节的标题如果写成“任命一位全职的总经理,实行明晰的中央集权”,就太累赘了。

4.标题与正文应分开考虑

标题更多的是为眼球而写,而不是为头脑而写。因此,很少有人仔细阅读标题,不能靠标题作为正文的一部分传递信息。比如,不要这样写:

任命一位全职的总经理

这一行动将进一步明确日常的职责……

相反,紧接标题的第一句话应该表明你在转向一个新的话题。整篇文章要做到即使没有标题,读起来也很顺畅。但是这一原则不适用于编号段落。编号段落是正文的必要组成部分。

5.每组标题应提前集中介绍

这样做是为了说明该组标题将解释或讨论的主要论点,以及将要提出的思想观点。如略去这段介绍,读者可能一头雾水,只有读到文章的结尾才弄明白你在本节中想要证明的论点,而这时他可能已记不起文章的开头部分了。因此,千万不要紧接着文章题目写每一章的标题;也不要紧接着每一章的标题写每一节的标题,在大标题下应有一段话,集中介绍下面标题的主要内容。

6.不要滥用标题

这是所有规则中最重要的一条。只有当标题有助于说清楚你想传达的信息,有助于读者领会你思想的细节时才使用。通常情况下,没有必要在每一节标题下再设分支。

标题如果提炼得恰当,可以作为所写报告的目录、摘要,是另一个对读者有用的工具,使读者与作者的思维保持一致。从上文注意事项2的例子,可以了解标题对于沟通的价值。当然,只有把真实的思想放在金字塔的方框里,这一方法才能奏效。如果目录中的标题与下面例子中的一样,就失去了与读者沟通的价值,如图10-2所示:?

图10-2 失去价值的目录

目录?

序言 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ??1?

背景? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?2?

发现? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?3?

结论 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 15?

?建议 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 23 ?

通常情况下,切忌在报告中使用诸如“序言”和“背景”之类的标题。上例中,序言和背景有重复的部分,这些部分都包含介绍性的信息;另外也没有必要。标题是用来表示思想的不同层次的,而在上例中,“思想”直到“发现”这一关键句层次才算理论上的开始。

下划线法

另一种表示思想层次的常用方法,是用下划线标出关键句层次下的所有支持性论点,如表10 -4所示。更低层次的支持性论点也全部用下划线标出,但在字体和行首缩进上有区别(英文用大小写区别,而中文用字体、字号、斜体或加粗区别)

表10-4 行首缩进和下划线也可以表现层次

题目总结提炼中心思想

关于背景,写一个自然段左右。×××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××

关于冲突和疑问,写一个自然段左右。有时候疑问是隐含的。××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××

说明中心思想。

如果文章长度超过 7个自然段,用关键句要点说明思想:?

  • 第一关键句要点?
  • 第二关键句要点?
  • 第三关键句要点写上对应第一关键句要点的标题写一段简短的介绍,引出并重申第一关键句要点。如果一节的长度超过7个自然段,在下面各行中说明支持性论点,并居中排列,然后:?

1.紧靠页边给支持性论点加编号;大写;加下划线。

(1)行首向右缩进至下一层次;编号带括号;加下划线;大小写混用。?

? ? ?1.如果文章很长,编号不带括号;行首缩进至下一层次;加下划线;大小写混用。?

? ? ?·行首缩进至下一层次,左侧加圆点;只有首字大写。?

? ? ? ?–行首缩进至下一层次,左侧加短线;只有首字大写。

这种排版格式非常难看。现在,很多人把主要思想用粗体字表示,而把低层次的支持性思想用下划线表示,这样做起码能使版面更有吸引力:

1.紧靠左侧页边给支持性论点编号;大写;加下划线。

(1)行首向右缩进至下一层次;编号带括号;加下划线;大小写混用。如果文章很长,编号不带括号;行首缩进至下一层次;加下划线;大小写混用。

无论采用哪种格式,下划线法都是为了阅读方便和提高阅读速度。对读者来说,只需浏览一遍中心思想、各下划线的句子,就能轻松理解整篇文章,但对作者来说有点难度,因为要遵循许多苛刻的原则:

1.必须严格使用疑问/回答结构

下一层次的各个论点,必须而且只需直接回答上一层次论点提出的问题。这种格式不允许用优美的语言或详细描述,因为会破坏对逻辑清晰明确的呈现。如果确有必要,可以在每一节的引言或结束段落里详细介绍背景资料。

2.必须注意论点的措辞,说明论点的信息越少越好

如果读者必须费力看完30个单词后才能抓住论点,就很难理解文章的逻辑关系。所以当你发现自己的论点超过12个单词,或者包含不止一个主语和谓语时,就应该简化论点的措辞。

3.必须坚决把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内

很多人无视这一要求,只是简单地罗列观点,而忽略了演绎和归纳的细节。在演绎推理的链条中,永远不会有4个以上的论点;在归纳推理的链条中,则不会超过5个。如果发现自己的论点超过以上数字,你很可能没有对自己的论点进行分组。这时,你应该重新考虑归类和分组。

数字编号法

许多企业以及大多数政府机构,都喜欢用数字而不喜欢用标题强调文章的细分部分,有的甚至给每一个段落编上号。这种方法的优点在于,任何一个话题或建议都能被方便准确地查找到。

但是,频繁使用索引编号,容易分散读者对文章整体或整节内容的关注。另一个明显的缺点是,如果修改文章时删去一个或几个段落,就需要为所有后续的段落重新编号,文字的处理也是件令人讨厌的事情。

虽然数字编号法方便查找,但最好和多级标题法配合使用。多级标题的优点是帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章,多级标题可以起到恢复记忆的作用。

此外,作为搜索的参考,你会发现“第4章第1节有关生产利润……”的说法,比只说“第4章第1节……”更清楚。看到前一种说法,读者在查找具体章节时头脑中已经有了大概的了解,而在后一种说法的情况下,读者必须找到该章节后才能开始思考文章的大意。

表10-5中的文字,是从安东尼·杰伊的《有效的演示》一书第5章开头部分摘录的,用来说明使用标题/编号法后文章的最后版面:

表10-5 编号应配合思想的层次?

5.表达和语言的使用?

×××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××?

? ? 5.1脱稿演示的问题?

×××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××?

? ? ? ? 5.1.1.可视资料?

×××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××?

? ? ? ??5.1.2.时间安排?

××××××××××××××××××××××××××××××××××?

? ? ? ??5.1.3.最佳方法?

×××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××?

? ??5.2不要当做报纸阅读?

×××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××

应该使用什么样的编号体系呢?下面是常见的一种:

1. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命

1.1 其他动物在危险来临时会跑开

1.1.1 狗会留下来

1.1.1.1 即使留下来意味着死亡

下面这种使用起来更简单:

I. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命

1. 其他动物在危险来临时会跑开

a. 狗会留下来

i. 即使留下来意味着死亡

任何一种编号体系都应该呈现文章中思想的实际层次。序言、总结性概括、连接性评论或次要论点的引言所在的段落,不必编号。

行首缩进法

有时你的文章很短,不适合用标题或编号呈现思想的层次。然而你仍然要处理不同组别的思想,并希望用某种方式突出这些观点。

支持或解释中心思想、主要观点的论点,如果能归类分组,将更容易为读者吸收。请看下面两个备忘录的不同版本:

我已经把和弗兰克·格里菲思及其他工程师的“创造性思维”会议安排在9月份的第二周,把和艾尔·比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。

我认为,需要用一些幻灯片作为对序言的补充,附录中有供参考的概念。我们还需要有关“积极强化用语实例”的幻灯片,作为演示结束时的总结。这些用语应该打印出来作为资料散发。

演示我们已有的改革成果的幻灯片,例如你所做的关于乐器的幻灯片,对9月份第二周与弗兰克的会议非常重要,对第三周与艾尔·比姆的会议则是必不可少的。

我们购买了影片《人类为什么要创造》,作为该计划的一部分。“改革环境特点汇总表”一节也需要幻灯片。

该版本虽然条理清晰,但相比之下,下面版本使用的方法,更能够让论点吸引读者的眼球:

我已经把和弗兰克·格里菲思及其他工程师的“创造性思维”会议安排在9月份的第二周,把和艾尔·比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。为了这两次会议,我需要以下内容的幻灯片:

1.序言中提出的主要论点。附录中有供参考的概念。

2.积极强化用语实例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。用语也应该打印出来作为资料散发。

3.我们已有的改革成果,例如你所做的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对与弗兰克的会议非常重要,对与艾尔·比姆的会议则是必不可少的。

4.创造改革环境需要采取的措施。

一般情况下,当你采用行首缩进法划分思想(观点、建议、论点)时,需要记住一条重要规则:要用相同的句型表达观点。这样做不仅能节省用词,使你的思想易于理解,还能帮助你检查是否说清楚了自己想说的内容。比如从上面的备忘录不难看出,作者在第四点中没有交代清楚他具体需要什么样的幻灯片。

无论备忘录长短,通过表现格式区分不同组别的思想观点,将有助于理解这些思想观点。但是,写英文文章时,与多级标题一样,每篇备忘录只能有一组观点用行首缩进法,否则视觉效果会受影响。

项目符号法

项目符号法是行首缩进法的变型。咨询公司常使用这种方法写项目进度小结。项目进度小结的读者对象一般是咨询公司客户的高级主管,几个人围坐在桌子旁,一页一页地仔细研究。

与多级标题一样,也是层次越低的思想观点离页面的左侧越远,如表 10-6所示:

表10-6 项目符号法下的层次

项目进度小结的格式?

1.写项目进度小结时,在主要内容不变的前提下,以不同的方式提出你的思想观点?

? ? a.你这么做是因为客户阅读文章时你在场?

? ? ? –而且你希望就提出的思想观点进行讨论?

? ? ? ??? 你能得到他对你的发现的直接反馈?

? ? ? ? ? 并能按照希望的方向继续工作?

? ?b.因此,你以有助于客户阅读的方式把你的思想观点写在纸面上?

? ? ??–你希望他能迅速地理解中心论点?

? ? ??–你希望他能轻松地找到观点之间的关系?

? ? ??–你希望他能清楚地区分次要论点?

2.为了取得良好的视觉效果,你必须遵守某些规则?

? ?a.每一层次的陈述简短直接?

? ? ??–省略文雅的注释?

? ? ??–省略连接句?

? ?b.每一层次只有一个陈述句?

? ?c.如果可能,同一层次的思想观点使用相同的句子结构?

? ?d.确保每一层次的思想观点直接与上一层次相联系?

? ? ??–要么解释它?

? ? ??–要么支持它?

3.除非你有意遵守规则,否则不必使用这种格式

所有以上介绍的方法都可用做在视觉上辅助读者,让读者能看清楚自己正在苦苦思索的逻辑关系,并帮助他更快地加以理解。必须承认,这些方法只能节省读者很少的时间,但是如果他每天都有大量文件需要处理的话,累积的价值是很可观的。

上下文之间要有过渡

写完序言后,就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字,介绍每一关键句要点。在一些篇幅较长的文章中,也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫,让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容,同时保证论点和论点之间的连接流畅且不机械。因此不应该像下面这样写:

本章探讨了优先考虑某些事项的必要性,下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。

不要把两个章节在做什么连接在一起,而应该把它们说的内容,即主要思想观点连接在一起。就好像同时看两个方向——回头看已说过的内容,向前看将要说的内容。在每一章或节的开始,可以采用讲故事或承上启下的方法作铺垫。如果章、节比较长,也可以在结尾处作一总结,然后继续往下进行。

讲故事

一种把读者带入关键句要点的好方法是向他讲述背景—冲突—疑问三部曲,自然而然地引出关键句要点作为故事的答案。这是我们在第4章已经探讨过的方法,如图10-3所示。

图10-3 用关键句要点作为故事的答案

为引导听众到每一个新论点,下面是演讲者可能使用的标题和介绍性故事:

标杆比对

首先介绍标杆比对。比方说,你是一家银行,已经实行了非常有效的全面质量管理,假设你的贷款申请时间已经从2天减为2小时。你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。遗憾的是,不把自己与竞争对手作比较,就无法知道事实上是否如此。这就是正式的标杆比对必不可少的步骤。

行为管理

不错,你已经通过了正式的标杆比较评估,结果表明你是全行业最好的,其他所有人都在比照你衡量他们自己。现在,当然,你有权为你的公司骄傲。事实上你也可以这么做,条件是你从提供产品和服务中得到的实际收入足以弥补提供它们的实际成本。要决定什么是你最擅长的又最值得做的,唯一方法就是按行动,而不是按作用分析这些成本。这就是行为管理发挥作用的地方。

全面质量管理

好吧,你已经作了标杆比对,也采纳了行为管理,甚至可能取得了竞争优势。现在你能松口气吗?你对目前公司的经营方式有自信吗?如果你还在使用我们一开始说的老的全面质量管理流程的话,答案是“不”。因为现在的问题是,你能保持住你的竞争优势吗?答案很可能是不,除非全面质量管理流程符合现在使用的方法。这意味着你将进行哪些改革?

不论以上哪种情况,我们都遵循了文章序言的背景—冲突—疑问形式,但在范围上缩小了,主要考虑到一个新故事开始时读者所处的位置。不管介绍性故事位于文章中的哪一部分,它都应该只包括读者已经知道或与你一样也认为是真实的信息。

承上启下

承上启下的方法很简单:从金字塔结构的前一部分中挑选一个词、一句短语或总结其中心思想,把它用在下一部分的起始句中。你应该对段落之间过渡的方法不陌生。例如:

没有一位主管专职负责指挥集团事务。对高级业务和职能主管缺乏必要的领导和协调,导致……(问题列表)

这些由于缺乏专职领导产生的问题与交叉重叠的职责分工混合在一起……

在开始新的一节、一小节或一组支持性论点时,你可以采取完全一样的方法。假设你刚写完了一节,内容是里兹-赖恩饭店连锁集团没有充分利用其对许多宾馆、饭店和餐饮业务的共同所有权。你现在准备开始写下一节,概述集团存在哪些结构性不足妨碍它采取应该采取的行动。金字塔结构如图 10-4所示。

?承上启下的连接段落可以这么写:

1.两“节”之间

现有的最高主管和委员会机构存在两个严重问题,严重限制了里兹-赖恩饭店利用其联合资源。

2.两“小节”之间

除任命一位董事总经理外,里兹 -赖恩饭店还应该大力改革主管机构,以建立明确的职权范围。

3.两“支持论点”之间

正如只有设置一个专职的总经理职位,才能有效地协调各业务和各职能,只有专职的总经理,才能坚定地施加强大无情的压力,从而带来整个组织的改进。

图10-4 节与节之间应该用词句承上启下

我相信你现在明白了这种方法。关键是从上一节挑选关键词或短语,并把它用在下一节的起始句,让两节之间的过渡既清晰又自然,当然,还必须和下一节的主要论点相结合。由于上一节引言的“解释”部分已经对下一节主要论点作了简单介绍,读者应该得到了理解论点所需的足够信息,因此没有必要和以前一样,再用讲故事的形式把下一节主要论点引出来。但是,每一节中各种思想观点如何分组,还是有必要介绍一下,并解释它们是如何支持主要论点的。

总结各部分内容

有时遇到一个章节特别长或特别复杂,你希望停下来作一个完整的总结后再继续往下写。第4章第1节的结尾处就是这样一个例子,对如何写序言作了总结性阐述。

下面是我们刚讨论过的里兹-赖恩饭店一章结尾处的总结:

总之,本章建议的最高主管机构包括里兹-赖恩董事会和主席,一位集团董事总经理和3位向他汇报的关键高管,3人各负责一个集团的主要业务。这些职位和汇报关系为整个集团业务的长期领导和控制建立了强力的框架。只有通过机构改组提高控制和承担责任的程度,集团才能实现本报告其他部分提出的改进。

这类结论性的总结并不难写,只要记住其目的是尽量凝练地复述前文的主要论点和基调。你的金字塔结构里已经有了这些东西,你要做的只是为读者提炼和汇总。

得出完整结论

理论上,如果你是按照金字塔原理写序言和构思文章正文的,就没必要再写结论性的文字,因为你已经在文章开头清楚地说明了读者的问题,并按无懈可击的逻辑关系给予了完整的回答。但是,你会感到一种心理需要,应该优雅地结束,而不是简单地停笔。就像人们在备忘录的最后往往写上“如果您有任何问题,请随时来电话”,表达的就是这种心理需要。

比较醒目(也许过于醒目)的办法,是在文章正文的最后用一行星号,有时被称为“日落”(sunset),表示正文结束,然后写最后一个自然段。可以使用“结论是……”这样的字眼,提醒读者你的主要论点,但要避免简单地重复已经说得很清楚的内容,比如:

这份报告提出了有关公司重组的建议,并阐明了每个部门应采取的具体措施。

应该使用具有说服力的语言,不但要为读者总结文章的内容,而且要让读者产生一种恰到好处的情感。这是亚里士多德关于如何下结论的忠告:

读者是否要在一篇商业文章的结尾产生“恰到好处的情感”,可以进行商榷,但我认为作者应该让读者感觉到有一种采取行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示,他在读完文章获得新的知识后要思考什么或能够做什么。

这种提示可以采取哲学观点的形式,也可以采取立即行动建议的形式。亚伯拉罕·林肯在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法:

对任何事不怀恶意,对所有人心存宽厚,对正义坚信不疑,因为上帝使我们看到了正义。让我们继续努力完成正在从事的事业,包扎好国家的创伤,关心那些肩负战争重任的人,照顾好他们的遗孀孤儿,去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持公正持久和平的一切事情。

当然,如果你希望根据主题或读者的要求保持敏感和克制,可以对不同的文章采用不同的结尾。比如,一篇措辞激烈、敦促采纳新计划系统的陈述报告很可能会触怒一位航空公司的总裁;但如果换个他有切身感受的话题,如航空业的重新管制,他肯定愿意听到强烈的呼吁。

总之,如果你坚持在文章的最后加上结论,应写一些能阐明所传达信息重要性的内容。下面是一篇报告的结论性段落,报告要传达的信息是,建立一个全欧洲的、快速的技术文献计算机查询系统,在技术上是可行的:

如果能成功推出该系统,不仅可以使工商业、专业或学术界的用户能更快地获取科技资讯,而且可以创造一个信息共同市场,向所有用户,而不只是国家收藏机构,提供现有全部资源。不仅可以引发标准化和一体化方面的进步,还可能促进全新标准的开发。我们认为前景是激动人心的,也非常愿意和您一起推出试验计划。

说明下一步行动

你可能从我的语气中感觉到,我不鼓励大家写结论性段落,原因是不容易写好。一个简单实用的原则就是写不好还不如不写。但是,有一种情况下,必须写结论性的章节,就是当你希望读者在最近的将来采取行动时。

如果你的文章是建议读者采取一系列你认为他有可能采取的行动,而且篇幅较长,就有必要说明下一步措施。因为如果他决定采取该行动步骤,有些事情他必须在第二天晚上就做。为了说明这些行动,你必须专门写一节,题目就叫“下一步措施”。写作的唯一原则是读者不会质疑你写入该节的内容,也就是说,要采取的行动必须是逻辑上理所当然的。

比如,为了建议客户收购一家公司,你写了30页精彩的分析文章,解释你为什么认为它是个好主意,而且你相信他会这么做。这时,你会取一个标题叫做“下一步措施”,并写下下面这段文字:

如果你认为收购该公司是个好主意,你应该:

1.打电话给该公司老板,邀请他共进午餐;

2.打电话给银行,确认当你因收购需要用钱的时候,可以随时得到;

3.再次召集收购委员会处理管理上的细节。

显然,你的读者不会问你“为什么我要邀请他共进午餐而不是晚餐?”这些都是不言而喻的论点,读者毫不迟疑就会接受。但是,从另一方面来说,如果读者对这些论点有疑问,你应该把这些论点放进文章的正文,看看它们在横向上和纵向上能否和你说的其他内容相吻合。

介绍以上各种方法,目的是方便读者思考,毕竟读者中接受过分析和思考培训的很少,根本比不上你对主题的理解,哪怕主题就是他自己的公司。在诠释你对主题的思考方面,他和你不在同一条起跑线上。

因此,当你写完长长的一组论点,准备接着写下一组时,你不能期望读者对某一点的理解和你要求的一样精确。可以说,各种不同的过渡方法都是为了抓住读者的思想,把它拉回到它应该属于的地方,让读者理解你想说的内容。可以把写过渡性文字当做礼仪练习,当需要的时候以优雅的方式写。

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