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附录2序言结构范例

附录2 序言结构范例

序言的写作是最重要的思维过程。一旦熟悉了这一过程,你会发现很多序言都采用同样的形式,通常回答下面前3个问题中的一个,有时也回答第四个问题:

1.我们应该做什么?

2.我们是否应该按计划做?

3.我们应该如何做?

4.它发生的原因是什么?

表附录2 -1展示的是每个问题项下最常见的结构。你可能希望看到这些结构实际扩展成文章时的模样。我列出了第8章“界定问题”中列举的一些序言的全文。

在这些文章之后,我将详细解释使用时容易造成混淆的两种序言结构(项目建议书正文的写作和应对备选方案),还将解释改变流程的方法。

表 附录2-1 大多数序言回答上面4个问题中的一个

序言的常见形式

我们应该做什么

S&S公司

背景(S)= 现在使用A方法销售产品。

冲突(C)= 希望更高的增长率,面临其他问题,担心X方法不能继续发挥作用。

疑问(Q)= 如何改变?

S&S公司目前在3个相互独立的市场销售3种产品:薄膜、分析测试仪和普通滤纸。公司雇用了少量销售人员针对分子生物市场,还与一些经销商合作(占销售额的23%)。它在NC膜销售方面的出色业绩,部分归功于销售人员的高素质。相比之下,在非分子生物产品/市场方面就做得不是那么好。

预计分子生物市场对NC膜的需求将在3年内翻一番,其他市场也将迅速增长。S&S公司担心现有的少量销售人员无法应付薄膜市场的增长,更不要说从其他市场攫取份额。你不想增加经销商,因为必须支付高达30%的佣金。你也注意到,经销商已经开始针对分子生物市场销售一种人造NC产品与你竞争。

(S&S公司应如何保护其分子生物/薄膜市场,同时在其他市场获得最大利润并保持增长?)我们认为S&S公司应采取在每个市场建立单独分销渠道的方法。

我们是否应该做我们想做的事

衍射物理公司

背景(S)= 也许存在问题。

冲突(C)= 如果存在问题,必须改变。

疑问(Q)= 是否必须改变?

作为 IBM公司EPOS系统的扫描仪供应商,衍射物理公司在欧洲扫描仪市场占据着最大的份额。由于公司产品技术含量高,所以价格也相对较高。

但是,NCR/ICL公司开始以低得多的价格向市场供应分别定价的扫描仪。如果这种做法成为今后发展的必然趋势,可能导致所有OEM厂商退出市场,以及价格的大幅下降。

我们作了市场调查,以决定公司地位受威胁的程度,以及有无必要进行直销。

我们的结论是,衍射物理公司应开始大力推行分别定价,以顺应行业的长期发展趋势。

我们应该如何做我们想做的事

圣塞-巴斯蒂亚诺市

背景(S)= 存在问题。

冲突(C)= 知道解决方案,但很难实施。

疑问(Q)= 如何实施该方案?

圣塞-巴斯蒂亚诺市的担心是,由于南得克萨斯地区的经济恢复缓慢、国防部削减预算带来的负面影响,以及其他限制就业增加的因素,而无法为日益增加的劳动力创造就业机会。市政府意识到有必要促进经济发展以避免高失业率。

尽管市政府有不少有利条件和竞争优势,但是基础设施上的很多不足难以吸引企业搬到该市。你要求我们分析现状,决定市政府应该采取何种措施克服困难和促进经济发展。

我们认为,市政府应该从改进当地基础设施入手。

我们存在问题吗

阿尼尔斯基航空公司

背景(S)= 变化正在发生。

冲突(C)= 希望减轻可能带来的负面影响。

疑问(Q)= 负面影响是什么?

欧洲已经开始取消对运输体制的管制。相应地,大大放宽了针对外国公司的准入限制,废除保护国有铁路和航空公司免于竞争的规定,减少对运输单据的要求,简化边境检查手续,在某些情况下甚至取消检查。但是,对取消管制的步伐和范围以及如何减轻其带来的影响一直存在着激烈争论。

(到底将带来什么影响?)我们认为,取消管制不会造成问题,相反将成为创造一个真正的共同市场的关键促进因素。

我们应该选择哪种方案

科尔法克斯超市

背景(S)= 计划做X。

冲突(C)= 有人建议Y可能更好。

疑问(Q)= 选哪个?

科尔法克斯超市新采用的以销售为基础的补充存货系统 (SABRE)最初是按中央控制系统设计的。但是,考虑到所有的数据录入和系统的大部分使用都在分店这一级,就产生了一个问题,如果当初把该系统设计成以分店为基础,系统是否会更实用、更灵活、更具成本效益?为此,你设立了一个委员会来决定哪种结构更适合科尔法克斯。

我们完成了分析工作,得出的结论是:以分店为基础的系统比中央控制系统能更好地为超市服务。?

解决方案行不通,我们应该做什么

杰克逊食品公司

背景(S)= 过去存在问题,实施了解决方案。?

冲突(C)= 解决方案行不通。

疑问(Q)= 我们应该做什么?

杰克逊食品公司供应链每年的经营费用是1200万美元,占净销售收入的14%。高于其他竞争对手。不仅如此,整个系统的效率也极低。因此一直处于供不应求的局面,造成不能及时交货和未完成订单,还有大量的退货和借款。在PMG业务领域,不能完全满足订单将不可避免地导致市场份额下降。

杰克逊食品公司已采取措施改变交易条件,以增加单笔订单金额,减少在不同地点交货的次数。但这一行动并没有对供应链的费用或效率带来多大改变。而且,如果继续以高水平成本提供低水平服务,肯定将对公司的财务状况造成显著影响。

如果公司想现在和将来都保持良好的财务状况,必须把供应链看做竞争优势的来源,把改进成本和服务作为一项长期的努力,争取成为行业内效率最高的供应商。

序言的复杂形式

尽管所有序言的简单结构都是背景—冲突—疑问,但有些序言还是比其他的复杂。我选了两种最常见的复杂序言作进一步的解释:

? 提出解决问题的步骤,比如在咨询项目建议书和项目计划书中。?

? 面对可供选择的解决方案。

提出解决问题的步骤

大多数商务公文是在其讨论的问题已经解决后才动笔的。但有一些文件是事先告诉读者,如何一步一步寻找解决问题方案的。咨询项目建议书和项目计划书就属于这一类。

两者都需要在序言中界定问题,一般都围绕分析的步骤进行构思,都向潜在客户(或有这方面需求的经理)阐述问题是什么及如何解决问题的思路。如果咨询项目建议书和项目计划书得到客户的认同,你会对问题的产生原因进行分析,然后写一份报告,提出你的结论和建议。

在写咨询项目建议书的时候,你通常还会起草一份合同,告诉客户购买的是什么,价格是多少,何时能完成,以及谁来具体实施等。为确保这些条款被列入文件,大多数咨询公司的咨询项目建议书都采用以下标准的标题格式:

序言

背景

目标和范围

问题

技术方法?

工作计划和提交材料

效益

公司资质和相关经验

时间、人员和费用

围绕这些标题写作的缺点是,作者往往在每一标题项下用列表的方法提出自己的观点,表中的观点容易交叉重叠,导致思维的混乱。

例如,序言、背景以及目标和范围项下的内容应该论述“怎样界定问题”,而问题、技术方法以及工作计划和提交材料项下的内容则应该论述“怎样解决问题”。但我不清楚为什么还要单独把效益作为一节列出来,因为如果效益就是指解决客户的问题的话,我认为这是文章的首要目标,应该列在目标和范围项下。?

因此,我向大家推荐我在第4章“序言的具体写法”中曾提到的一种文章结构,如图附录2-1所示。序言部分解释问题,正文部分则围绕分析方法进行构思。当然,正文部分也可以围绕客户为什么应该聘用你进行构思,如图附录2-2所示。(项目计划书通常围绕流程进行构思。)

图 附录2-1 围绕“步骤”构思咨询项目建议书

图 附录2-2 围绕“理由”构思咨询项目建议书

咨询建议书还应该包括咨询公司的资质以及有关时间、人员和费用的信息,但这些都在思想金字塔结构的考虑范围之外。

按照分析流程的步骤,还是按照雇用你的理由进行构思,通常取决于建议书的性质。如果是以前合作过的老客户,建议书只是确认这次的工作内容,我建议围绕分析流程的步骤构思。但如果存在其他咨询公司的竞争,最好围绕客户应该聘用你的理由构思,如图附录2-2所示。

两种构思方法的主要区别是,如果使用后一种方法,咨询建议书的开头段落应该采用和下面这个例子类似的写法:

我们很高兴能与您见面,并探讨贵公司向发展中国家销售软件的计划。

本文旨在提出我们的建议,以帮助您制订正确的营销战略。内容包括:

-我们对贵公司存在的市场机会的理解;

-为帮助您制定充分利用上述机会的战略,我们将采取的方法;

-我们过去完成类似任务的经验;

-我们的工作安排。

接下来的第一节应该详细地对问题进行解释,使用“背景—R1—R2”结构,并且一定要提及客户的决策者最关心的或已列入其议事日程的事情,因为他(她)将是决定挑选哪家咨询公司的关键人物。第二节应该说清楚将要使用的方法,而第三节则应该强调你在解决问题方面的专长或特长。

为了增加对以上方法的感性认识,图附录2 -3和图附录2 -4表现的是一家美国电话公司的界定问题和金字塔结构。这家公司希望向发展中国家销售软件。具体情况如下:

该公司多年来一直致力于开发自己的商业和管理软件。前些年开发的一些软件现在虽然已经过时,但发展中国家或第三世界国家可能有需求。因此,公司决定设立合资企业,开发独具特色的系列软件产品,销往具有吸引力的细分市场。

但是,公司从来没有向这些市场销售过,根本不知道什么是细分市场,更不用说哪些是具有吸引力的市场。因此,公司决定聘请一家咨询

公司,帮助判断哪些是对其软件产品有吸引力的市场。

以上事实可以用界定问题框架展开,如图附录2-3所示:

图 附录2-3 界定美国电话公司的问题

然后,从左往右读,可以把它们转化成下面的金字塔结构,如图附录2 -4所示。

涉及多个可选方案的序言

图附录2-1第一个问题项下的第三种结构讲述的是备选方案。本书第4章提到,严格地说一个问题并没有可供选择的解决方案。你所推荐的方案要么能使读者从现状(R1)到目标(R2),要么不能。从这个意义上说,并不存在备选方案。只不过当你不能清楚地描述R2时,你无法判断自己是否已经找到解决方案,所谓的备选方案就是在这种情况下出现的。

当R2只能模糊地描述时,人们往往任选3个或4个行动方案,比较它们之间的优劣或对错。备选方案之间的相互比较意义不大,真正重要的是它们如何与R2比较。但是由于没有明确的R2,人们所做的其实是在想方设法地界定它应该是什么。

图 附录2-4 美国电话公司咨询项目的金字塔结构

所以最好一开始就界定R2。(事实上,解决问题的第一步通常就是界定R2)。当然也可以在最后才确定R2,但是这很不容易,尤其是要对每一种备选方案的优点和缺点进行平衡。大多数人都觉得必须在文章中列出所有的优点和缺点,而不愿意去总结分组观点,把它们综合成金字塔结构。

严格说来,只有当读者事先知道各种备选方案时,才在文章中对这些方案进行讨论。在这种情况下,他的问题是选哪个。否则,如果读者事先不知道这些备选方案,你就处于非常尴尬的境地。比如,你的关键句推理可能是:?

? 解决这个问题有3种可能的方法:A、B、C

方法A不好,因为……

方法B不好,因为……

因此,采用方法C。

事实上,采用C方法的理由并不是因为A和B不好,而是因为C能解决问题,根本没有必要提及A和B。你也许会说,是读者要求我告诉他怎样解决问题以及有哪些解决方案的。读者之所以会提出这种要求,是因为他的问题没有被清晰地界定,即R2是模糊不清的。

在这种情况下,读者真正想要的并不是所有可选的解决方案,而是可供选择的R2。在尽可能清楚地表达思想的前提下,可以围绕可供选择的R2构思文章。如果最终你发现没有一种解决方案,能同时满足读者期望的所有R2,就说明你的文章构思是正确的,比如:?

? 做X,如果你期望稳定的收益。?

? 做Y,如果你期望快速的增长。?

? 做Z,如果你期望工人不罢工。

对应每一个明确描述的R2,都有一个明确的解决方案。这时,如果读者仍然坚持要备选解决方案,你有两个办法:要么在序言部分给出,但有可能文字上不好驾驭;要么干脆列在附录部分。如果把备选解决方案列在附录部分,有效的方法是用图表表示:把备选方案列在下面把评判标准列在上面,然后在符合标准的备选方案前画勾,在不符合标准的备选方案前画叉。

介绍流程的改进

大多数情况下,在你写一份改变某一流程的项目建议报告时,你的读者对流程和它存在的问题都已经很熟悉。因此,序言部分只需对这些问题作简单的描述,文章可以围绕这些改变进行构思:

背景(S)= 现在有X流程。

冲突(C)= 不起作用。

疑问(Q)= 如何改进?

我们在第4章“序言的具体写法”中知道,写这类序言的诀窍是,想象改变前和改变后流程中的每一个步骤,从而确定这些改变就是你想要的。还有其他两种情况,也需要通过这种前后对比分析,使所写的序言简明扼要:?

? 读者对不满意的旧流程和期望的新流程都了解。他的问题是:怎样实施新流程或者是否应该实施新流程。?

? 读者不了解流程是怎么工作的,更不知道问题所在。他的问题是:准备怎么改变以及为什么要改变。

在写这些序言的时候,对流程既不要笼统描述,也不要过分描述。下面将通过两个例子,来解释如何运用前后对比分析的方法,对写得不好的文章进行重新组织:

当读者对新、旧流程都了解

表附录2 -2中“DDT:文件数字化和远程传送系统”一文的阅读对象,是那些想知道现有流程能否以某种特定方式改变的人。序言的大致内容是:

背景(S)= 我们以前做过如何保存和传送文件的研究。研究院也对通过欧洲互联网/欧洲信息直接入网络(Euronet/DIANE)传送文件产生的问题进行了研究。你建议作更多的研究。

冲突(C)=我们正在考虑把文件转换成数字形式,进行电子传送所存在的技术、经济和管理上的问题。原因是技术的飞速发展使电子传送文件成为可能。

疑问(Q)= ?

回答(A)=就欧洲这个范围来说,在技术上是可行的,成本也是合理的。-我们设想在DIANE网络上建立一个叫DDT的系统;-市场对这样的系统还不能马上认可,需要一个示范项目;-还需要作进一步的技术研究;-必须解决重要的非技术性问题。

表 附录2-2 未描述流程

DDT:文件数字化和远程传送系统

序言

我们进行研究的原因

应您的要求,8月份我们进行了题为“文件数字化和远程传送系统”的研究。我们要确定和分析的机制必须:

完成向数字保存和传送技术的过渡,保证文件传送的成本效益。

去年,研究院提出的一份技术报告已经讨论了“Euronet用户在文件传送中遇到的问题”。用户现在能够通过在线检索科技信息(STI)服务,方便快捷地从大量文献中找到自己想要的参考目录,但由于需要的是相关文章的全文,所以必须提供一种快捷、全面和经济的文件传送服务。研究院咨询顾问提出的研究计划书清楚地说明了通过 Euronet/DIANE网络进行文件订阅和传送的要求、问题和解决方案。

DIANE是“欧洲信息直接接入网络”(Direct Information Access Network ?for?Europe)的缩写,现在已投入使用。它涵盖了目前通过 Euronet通信网络可提供的所有信息服务。Euronet本身只是数据传送设施,而非一项信息服务。

DIANE为欧洲主要的 Euronet主服务商提供了一个框架。这些主服务商通常是保存有文献目录数据库的计算机服务部门。DIANE通过提供标准命令语言、推荐服务和用户指南等具有共同特点的工具,使用户更加清楚地认识到通过网络获得大量信息服务的优势。

欧共体下属的科技信息与文件委员会(CIDST)听取了研究院的报告和其他研究者的评论与建议后,建议再做更多的专门研究。

我们已经完成了其中的两项,探讨了将文件转换成数字形式进行电子传送存在的技术、经济和管理问题。进行这一研究的背景是,计算机和通信技术的迅猛发展,已经或在不久的将来,使电子文件传送成为可能。目前文件执行中心向读者提供纸张的做法有可能被废除或在用量上大幅削减。

结论

我们的研究确认,将文件转换成数字形式保存在计算机数据库内,并通过

数字通信传送到希望阅读文件者附近的打印机,在技术上是可行的。数字化和远程传送的成本持续下降。但昂贵的设备是必不可少的,还必须加大文件的处理量来降低单位成本。拟议中覆盖全欧洲的业务将实现文件的隔夜传送,每页文件的边际成本与目前执行中心复印和邮寄文件的费用不相上下。

我们设想建立一个叫 DDT的系统,以一种新方式使用现有技术,同时考虑建立欧洲范围业务涉及的组织、管理、法律和监管问题。DDT将总结 DIANE获得的经验并加以补充。这将是一项快捷、全面和经济的文件传送服务,通过文献参考目录接受查询请求并从数字化文件数据库进行远程传送。

但是,我们认为市场对这一系统还不会马上认可。要满足快速查询全文的要求,必须建立一个示范项目。

DDT必须发展成为一个开放的系统,让所有的信息供应商都可以通过该系统向所有用户传送文件,因此一定要建立在国际标准的基础上。

如何将现有技术运用于 DDT,需要作进一步的技术性研究。

要使 DDT得到更大发展,必须解决一些重要的非技术性问题。

除标题取得不好外,本文的作者对自己应该说什么也不清楚,所以造成内容非常含糊。他没有弄明白,负责该项目的委员会所关心的问题或想从他那儿得到什么。“考虑把文件转换成数字形式进行电子传送所存在的技术、经济和管理上的问题”这句话作为一种目的描述,没有太大到启发作用。

但是,如果用界定问题框架作指导,任何人都可以轻松地使整篇文章做到条理清晰,同时语言也更加准确。接下来要做的第一步是大致描述现有的流程,以及委员会准备怎么去改变它。

如果仔细地阅读这篇文章,你会发现目前的流程是先通过屏幕浏览目录,查找文件,然后打电话给图书馆,图书馆找到文件复印并邮寄,整个过程需要7~10天,如表附录2 -2所示。

未来的系统能将书面文件转换成数字形式并在中心计算机进行储存,用户浏览目录找到文件后,只需打一个电话,一个小时之内就能在自己的屏幕上看到文件,如图附录2-5所示。

图 附录2-5 ?DDT问题的结构

通过这种方式展开问题,很容易看出读者了解存在的问题,并且有解决方案。因此读者提出的应该是“这是个好方案吗”之类的问题,或者更具体一点:“我们能开发出电子传送文件的低成本系统吗?”作者有了以上的理解,应该能写出类似下文的序言和结构:

背景(S)=目前通过Euronet获取科技文件的效率不高,已经引起欧共体科技信息与文件委员会(CIDST)的关注。用户虽然可以轻松地通过在线检索服务找到文件来源,但必须等7~10天才能收到邮寄的文件复印件。

冲突(C)= 更好的方法是把文件转换成数字形式,进行中心储存,然后通过Euronet/DIANE网络电子传送。需调查开发低成本系统是否可行。

疑问(Q)= (开发低成本的电子文件传输系统是否可行?)

回答(A)= 可行,但目前不现实。?

-系统必须在全欧洲范围使用才能降低单位成本;?

-要覆盖全欧洲存在不少障碍;

-最好的方法是推出示范产品,通过创造足够需求来消除障碍。

当读者了解很少或完全不了解

在上面 DDT文件的例子中,读者既了解问题,也知道解决方案。但是在很多情况下,读者并不了解问题,这时如果写文章要求批准某一解决方案,你一定会对问题进行详细的解释。你希望描绘系统的工作现状,以及采纳你的建议以前发生的所有错误。

有关序言的原则告诉我们,不要在序言部分说读者不知道或认为不真实的事情。但是你可以尽量让读者“看”到:问题可能存在,你的解决方案似乎有理。要做到这一点,自己首先要“看”清楚问题。

请看图附录2 -6中的期间图表账,及表附录2 -3的备忘录。图表详细描绘了期间图表账制作系统存在的问题。期间图表显示的是该公司5个子公司的月度销售额、成本和利润业绩,用来作为向最高管理层演示汇报的基础。

图 附录2-6 期间图表账

你会注意到,文章并没有给出解决方案,只是说系统需要进行“合理化”改造。根据以往的经验,你不希望提出问题,却不给出答案。其实在任何情况下,如果能对问题进行恰当的描述,就会发现解决方案隐含其中。应遵循的步骤如下:?

  • 画一幅现有的流程图;
  • 说明各个流程存在的问题;
  • 画一幅用来消除问题的系统图;
  • 说明从旧系统到新系统需要进行哪些改变;
  • 在序言部分简明扼要地解释问题。

期间图表账备忘录,如表附录 2 -3所示。

图附录2 -7是新、老系统的示意图,一个通过人工录入数据进行计算,一个直接从计算机下载数据。在第一个系统中,人工收集和录入数据容易出错,数据常常不及时和不完整,而且计算机返回的图表太慢,来不及找出其中的错误。即使列入期间图表账的图表是正确的,演示者为了更清楚地展现发展趋势或使发展趋势符合预期,可以随意对图表进行改动。这种情况下,他往往不通知其他人。

虽然PBG系统的分析师通过科室的计算机收集数据,但还是需要再录入到公司PGB系统计算机以及彩色制图计算机。导致的结果是不同时期和不同地区数据不一致,以及以前正确的数据点被无端地改变。

表 附录2-3 期间图表账备忘录

收件人:

发件人

主题:期间图表账

您知道从第五期开始,公司财务分析部从公司计划部接手了4本期间图表账的制作工作。这份备忘录将对由于交接产生的一些问题作简要说明。

制作

为了更清楚地说明这些问题,我先大致描述一下现有的制作过程。具体包括如下内容:

收集数据——基础数据源包括外部报告(如“P”表)、科室内部文件以及科室通过电话口头提供的信息。

生成具体的数据点——通过人工或电脑计算(只有PBG通过电脑计算)。例如,滚动收入、成本和百分比(如A&M占净销售额的百分比)

把数据点改录到输入表格——约翰·布伦南负责提供年度累计数据点的计算机打印结果,分析师把它更新为最近一期的数据。每张图表占一页计算机页面。通常每张图表需要两个新的数据点——实际的和滚动13的。输入表格填完后应返回,以便更新彩色制图数据库。

问题

主要问题是从获得科室信息到实际生成图表如何进行总体控制。将4本账转到公司分析部后,由于流程中增加了一个人,进一步降低了系统的效率,使控制变得更为困难。

为了说明这一点,我将简单描述一下PBG监控账的流程和一些相关问题。由于每个地区要生成13张图表,需要进行大量的运算,所以PBG监控账的大部分计算都是通过专门设计的公司系统完成的。

输入到PBG公司系统的数据主要来源于科室内部文件。科室计算机系统的输出结果输入到公司PBG系统,计算用于图表的滚动、年度累计、单位以及百分比数据点。公司计算机的输出结果为彩色制图的输入表格提供数据。彩色制图部把这些数据点输入他们的数据库并生成图表。

如上所述,该流程涉及科室人员,还有计划、财务分析和系统 3个公司部门。每一期的数据要以不同形式输入计算机系统不少于3次。因此,系统的效率很低,另外由于涉及的人员太多、分工太细,出错的可能性也在增加。

在已经完成的7期中遇到的一些问题有:

- 不同期和不同地区的数据输入不一致。

- ?由于原始计算机程序设计存在问题,可变成本的计算有误。

- ?对以前正确的数据点进行无端的改变。

- 数据库未对上期信息进行更新,上期信息必须重新粘贴在计算机的输入表中。

总体评价

大部分问题是由于流程本身效率低下造成的。制作流程的分工导致没有人负责数据控制,形成职责不明确的“灰色区域”。出错的可能性在增加。

无论是单一账本,还是执行科室所有一般运算的基本计算机系统,整个制作流程都需要进行合理化改造。但在现有人员条件下,我们无法实施制作流程的合理化改造以及对图表账的控制。

如果您方便的话,我们能否一起讨论如何最好地对流程进行合理化改造?

图 附录2-7 新、老系统示意图

将上述两个系统展开,并确定每个系统存在的问题后,很容易看出主要问题是发生错误,导致系统生成的图表不可靠。错误通常发生在录入数据、计算数据点以及演示者改动图表3种情况下。

该备忘录的作者原本希望通过把所有工作集中在一台计算机上完成,来消除前两种情况的问题,再通过严格约束演示者来消除第三种情况的问题。其实,只要设想改变前的流程、改变后的流程以及它们之间的差别,就能很轻松地确定要进行的改变有:

  • 建立数据连接,将数据直接传输到公司计算机;
  • 建立可靠的通过计算机生成图表数据点的日常工作流程;
  • 要求演示者所作的改动,必须在使用前得到重新批准。

以上改变将构成金字塔的关键句要点,并回答读者提出的“你建议作什么改变”的问题。只需采用倒推的办法(如图附录2 -8所示),就能决定序言部分应该提供哪些信息,诱发读者提出“你建议作什么改变”这一问题。

图 附录2-8 采用倒推方法

每个关键句要点提出的问题应该是“为什么”。在每个关键句要点之下,可以对现有系统不合理的地方,以及该方案如何解决问题进行详细的解释。但是,你不用解释系统的每一个步骤,只需解释存在问题的地方,这样可以大大精简备忘录中的文字。

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